Sumarle la posibilidad de streaming, en cualquier circunstancia, pero aun más en esta época de restricciones y cautela con las reuniones sociales, ha supuesto facilitar el acceso de personas, cuya asistencia de otra forma hubiera sido imposible (entre otros, congresistas extranjeros)  y además, tanto para los que asistieron en directo como para los que lo hicieron  vía online, poder visionar nuevamente presentaciones de su preferencia tras la realización del Congreso durante un mes, ha sido una opción muy valorada.

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Para eventos grandes: Palacio Municipal de Congresos

Es el lugar estrella por excelencia, ya que está muy cerca del aeropuerto de Madrid, lo que facilita el acceso de los asistentes internacionales.

Tiene varias salas según el tipo de evento que busques hacer y su tamaño: zonas de exposición, sala de actos de más de 2000m2 y 32 salas independientes con diferentes tamaños. Cuenta con varios auditorios donde podrás albergas casi 2000 personas.

Un dato a su favor es que cuenta con parking propio. En general, es un sitio que recomendamos para eventos grandes (a partir de 300 personas hasta las 1800).

Para eventos medianos: la azotea del Círculo de bellas artes

Cuando llega el buen tiempo, la azotea del edificio del Círculo de Bellas Artes es uno de nuestros lugares favoritos. Tiene unas vistas que impresionan y está ubicado a pocos metros de la Plaza de Cibeles. En la azotea, podrás celebrar eventos de hasta 350 personas.

Aunque la azotea sea nuesta favorita, el edificio cuenta con otras salas de diferentes tamaños (hasta 850 personas).

Para eventos pequeños: la Torre de Cristal

Aunque cuenta con salas de diferentes tamaños (hasta 400 asistentes), nos gusta especialmente para eventos pequeños, de menos de 100 personas. Es perfecto para reuniones, cenas, presentaciones exclusivas…

Cuenta con unas buenas vistas de la ciudad, gracias a sus 250 metros de altura y es un edificio realmente curioso para celebrar un evento en Madrid e impresionar a tus invitados en un lugar más exclusivo.

Micro eventos: la Bodega de los Secretos

Se trata de un restaurante que se encuentra en la bodega más antigua de la ciudad de Madrid. Con un toque rústico, exclusivo e íntimo es perfecto para eventos que quieran transmitir confianza y privacidad.

Además del restaurante, nos gusta para actos pequeños, que no cuenten con más de una o dos decenas de personas (por ejemplo, ruedas de prensa, presentaciones más exclusivas, reuniones de negocios…). También podrás organizar catas de vino o actividades de teambuilding.

Para nosotros, es uno de los espacios para eventos en Madrid con más encanto.

Para eventos que buscan creatividad: el Espacio Harley

Si necesitas un lugar que dé pie a la creatividad o que transmita modernidad o un estilo alternativo, el Espacio Harley es nuestro favorito. Es perfecto para eventos culturales, de arte, fotografía o campañas de publicidad.

Es apto para eventos de unas 300 personas y está a unos metros de la plaza de toros de las Ventas.

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El team building no pasa de moda. Sin embargo, a veces parece complicado elegir la actividad adecuada para el equipo. Si a esto le sumas las restricciones o limitaciones por seguridad sanitaria que nos ha traído la pandemia, pudiera parecer que es imposible realizar un evento de team building.

¿Qué es un Escape Room virtual?

Como seguro que ya sabrás, un Escape Room consiste en una serie de pruebas y adivinanzas que se deben resolver en equipo para que avance el juego. Existe un tiempo para poder resolver todo el reto y, así, “salir” del escenario (o escenarios) donde se encuentren “encerrados”.

Pues bien, un Escape Room online no es más que utilizar dicha dinámica pero en una habitación virtual. En dicha habitación, podremos resolver retos interactivos, intelectuales, de comunicación…

¿Por qué funciona?

El team building busca crear o profundizar en el vínculo interno de un equipo de trabajo para que, luego, pueda ser un entorno más sano y, por ende, más productivo ya que el ambiente lo favorece. El team building busca situaciones alejadas del día a día laboral para poder sacar a la luz todos aquellos temas que en un ambiente de oficina no saldrían.

Sin embargo, la realidad es que no se realizan tantas actividades de team building como serían necesarias para fortalecer la cohesión del equipo. Al final, es bastante recurrente encontrar empresas que sólo hacen uno o dos actos de teambuilding al año.

Con un Escape Room virtual puede ser una solución intermedia para no dejar pasar tanto tiempo y generar lazos entre el equipo, además de favorecer el aprendizaje. Además de ser una opción válida para cualquier tipo de restricción de aforo o distancia social.

¿Cómo preparar un Escape Room virtual?

Organiza equipos, que deberán trabajar conjuntamente para obtener la victoria. Cada equipo tratará de responder a los retos de la mejor forma posible. El equipo que más miembros hayan acertado cada reto, serán los que más puntuación sumen.

Existen dos formas de ganas:

• Podrá ganar el equipo que antes resuelva todos los casos (en un periodo indefinido o por varios días).
• Dar un tiempo limitado donde todos deberán participar al mismo tiempo (por ejemplo, durante 1 hora).

Podrás usar una App para team building, donde los retos podrán contener imágenes o vídeos y los asistentes podrán interactuar entre sí en un chat a tiempo real.

¡Qué gane el mejor!

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Tipos de eventos según la temática

Para comenzar, según la temática del evento, existen muchos tipos de eventos:

• Eventos sociales: celebraciones personales, como una boda.
• Corporativos o de empresa: conferencias, congresos…
• Académicos y formativos: desde una fiesta de graduación hasta charlas y congresos.
• De ocio: espectáculos o conciertos.
• Deportivos: carreras, concursos y juegos.
• Políticos: mítines, debates, etc.

Tener claro el marco del evento nos ayudará a utilizar los recursos y formatos de la manera adecuada. Nosotros, en este caso, nos centraremos en aquellos que pueden ser útiles para una empresa.

Formatos de eventos para empresas

En cuanto a formatos, veamos cuáles son los más populares:

Webinar o streamings

Es el formato estrella para eventos formativos. Este formato permite reunir a una gran cantidad de personas, así como hacer emisiones con cierto grado de interactividad. El webinar suele poder seguirse desde cualquier tipo de dispositivo y es uno de los tipos de eventos más económicos y atractivos por su alcance.

Aunque en principio con el webinar no se puede editar el vídeo que se emite, existen herramientas para personalizar webinars que permiten personalizar la señal o añadir el logo o algún contenido.

El streaming permite trabajar más la puesta en escena, así como personalizar todo lo que sea necesario.

Talleres

Son un tipo de evento que tiene como fin la formación práctica en algún área en concreto. Suelen ser interesantes cuando se desea enseñar un producto o el uso de una tecnología a un grupo de profesionales para que lo utilicen en su día a día.

Congresos

Los congresos suelen servir para actualizarse en un área en concreto, ya que se suelen presentar las novedades de la misma. Suelen tener un carácter profesional, aunque también hay congresos de carácter lúdico (por ejemplo, el expomanga).

Los congresos suelen ser periódicos (normalmente anuales) y durar varios días. Pueden ser también congresos online, presenciales o híbridos.

Fiesta benéfica

Se utilizan cuando se busca recaudar fondos para una causa benéfica y sin ánimo de lucro. Suelen ser promovidos por el departamento de RSC. Estas fiestas pueden ser de muchos tipos: conciertos, juegos y concursos, carreras o torneos, cenas de gala…

Evento de networking

Suelen verse dentro de otros formatos (por ejemplo, un congreso donde se incluye específicamente un espacio para el networking). Sirven para crear conexiones con otros profesionales y empresas del sector.

Ejemplos de eventos corporativos creativos

Todos los tipos de eventos se pueden combinar entre sí o añadir un elemento de digitalización de eventos para darle un toque diferente y distinguirse de los demás eventos corporativos.

Os damos algunas ideas de eventos:

Eventos deportivos digitales

Si tienes pensado organizado una carrera, piensa que no sólo tiene que ser un evento físico. ¿Cómo? Da la posibilidad a otros de participar en la distancia. Por ejemplo, puedes desarrollar una app que permita contar kilómetros y que todos puedan competir el mismo día, con un ranking para conocer quién es el primero en llegar.

Congreso online y presencial (eventos híbridos)

Si tienes que organizar un gran evento, no te limites. Aumenta el impacto de tu evento abriendo la opción de acudir al congreso online. Plataformas como Apollos Meeting te permiten la emisión en streaming del evento, pudiendo personalizar la web, añadiendo elementos para poder participar y no perderse el networking.

Encuentro fandom

Si vas a realizar un encuentro entre aficionados o fans de un producto, plantéate un torneo. Hay apps de eventos que te ayudarán a crear una especie de Trivial adaptado a tu temática. Al final del encuentro, se podrá comprobar quién ha tenido el mayor número de aciertos y otorgar un premio.

Lanzamiento de producto

Si haces un evento por motivo del lanzamiento de un producto, ¿por qué no conseguir que los asistentes sean los primeros embajadores del mismo? Invita a influencers (o microinfluencers) y define el hashtag del evento. Anima a compartir fotos del momento en redes sociales y organiza un concurso para la foto más creativa.

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En este artículo, te contaremos cómo complementar tu congreso con un torneo entre los asistentes, dinamizando las ponencias y con un poquito de la famosa gamificación. Con esta acción, los asistentes repasarán conceptos, se divertirán y lograrás que sea un evento recordado por todos.

Además, no sólo te explicaremos en qué te beneficiará y cómo hacerlo, sino que te enseñaremos una solución tecnológica (Apollo’s Challenge) que, en cuestión de horas, te permitirá implementarlo en tu evento. ¡Vamos a ello!

5 ventajas de dinamizar tu congreso

Por si aún tienes dudas de si es buena idea esto de la gamificación, te citamos brevemente algunos de los beneficios y ventajas que encontrarás:

• Mejora la implicación y participación de los asistentes durante el evento.
• Favorece la retención de conceptos que se hayan explicado durante las ponencias. Podrás trabajar con los ponentes preguntas para el torneo relacionadas con lo que van a contar durante el congreso.
• Estimula el networking: dinamizar un evento con algún juego o torneo hará que la propia competencia (sana, por supuesto) entre los asistentes, les haga unirse y conectar mejor que un evento en el que no se dan recursos de este tipo.
• Mejora el recuerdo del evento y crea experiencias nuevas: Hace que los asistentes encuentren un hueco en su memoria para recordar ese evento tan original. Lo divertido se recuerda, es así.
• Agrega otras formas de obtener ingresos: Si llevas a cabo la dinamización con una aplicación o tecnología, podrás añadir a la misma espacios de patrocinio. A través de ellos, obtendrás ingresos adicionales que te permitirán que la inversión en una aplicación de dinamización merezca la pena y salga rentable.

¿Cómo dinamizar un evento?

Puedes dinamizar un evento o congreso de muchas maneras. El límite lo pone tu creatividad. Nosotros te proponemos la realización de un torneo. Imagina que tus asistentes puedan hacer un Trivial adaptado a tu marca o a una temática concreta. ¿No sería genial? Pues es posible y nosotros te enseñaremos cómo:

Diseñar el torneo

Lo primero de todo es definir el contenido y la temática. ¿Es un congreso de una temática en concreto? ¿O un evento para presentar una línea de productos?

Define lo que quieres transmitir y con lo que quieres que se queden los asistentes y diseña preguntas en torno a ello. Una buena forma de hacerlo es coger el programa del Congreso y crear preguntas en torno a cada ponencia. Pide ayuda a los ponentes para diseñar dicho congreso.

Si estamos hablando de un evento para presentar un producto, haz un listado de datos que caractericen al producto. Suelen funcionar muy bien las curiosidades en torno al producto.

Una vez definido el contenido, piensa en cómo quieres que reciban los asistentes ese torneo: ¿quieres que compitan entre ellos a través de batallas o que funcione a modo examen? ¿quieres que sea aleatorio con quién compiten los asistentes o prefieres que puedan retar a alguien en concreto de su elección?

Todo ello, podrás definirlo a través de la aplicación de dinamización de eventos que elijas. En cualquier caso, al final del evento podrás poner un ranking de aciertos y “batallas ganadas” con un ganador. Eso sí, ¡piensa un buen premio para incentivar la acción!

Dinamización de las ponencias

Las ponencias no sólo te servirán para hacer preguntas para tu Trivial personalizado. Podrás lanzar preguntas durante las ponencias para volver a captar la atención en puntos estratégicos de las mismas. Si son ponencias largas, tanto el asistente como el ponente lo agradecerá.

Además, podrás incentivar la realización de preguntas por parte de los asistentes a través de la App y que sean los propios asistentes los que voten las más interesantes. Podrás premiar también dicha forma de participación, donde se premien las preguntas más votadas.

Competición entre los asistentes

El torneo se dividirá en batallas, con una serie de preguntas y posibles respuestas. Dentro de tu App de gamificación de eventos podrás elegir si con preguntas multirrespuesta o con una única solución correcta.

Como ya hemos avanzado antes, podrás optar entre distintos tipos de competición: entre asistentes de forma aleatoria, que sean los asistentes los que “reten” a otro asistente a una batalla y que sea individual, como si fuera un cuestionario que al final del evento se traduce en un ranking con el asistente con más aciertos.

Normalmente, recomendamos las batallas entre asistentes, de forma aleatoria. Fomenta el networking de una manera muy distinta y permite conocer a otros asistentes que, de otra forma no habría sido posible.

Apollo’s Challenge: Tu aplicación para dinamizar eventos y congresos

Una vez que ya tenemos claro por qué es interesante la dinamización de eventos y cómo hacer un torneo, te enseñamos cómo ejecutar la idea con Apollo’s Challenge.

Apollo’s Challenge es un módulo de toda una suite de aplicaciones dirigidas a abarcar todo el proceso de organización y celebración de eventos y congresos. Este módulo se centra en fomentar la participación activa de todos los asistentes a través de la gamificación.

Con este módulo podrás:

• Hacer exámenes.
• Gestionar sistemas de votos o encuestas.
• Realizar encuestas de satisfacción.
• Lanzar preguntas al ponente y que sean votadas por otros asistentes para automoderar las más atractivas para todos.
• Lanzar preguntas a los asistentes durante las ponencias.
• Visualizar los resultados en un Power Point a tiempo real.

La aplicación está preparada para usarse desde cualquier dispositivo y está diseñada para que se pueda adaptar a los colores corporativos de la marca organizadora. En unas pocas horas, podrás introducir todos los contenidos en la aplicación y tenerla instalada y preparada para su utilización en tu congreso.

¿Quieres más información? Contáctanos sin compromiso y nosotros te asesoraremos en la mejor manera de implementar tu torneo con Apollo’s Challenge.

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Para ello, vamos a hablar de los KPI’s más importantes a la hora de valorar el éxito (o no) del evento.

Definición de KPI: ¿para qué sirve?

KPI responde a las siglas en inglés de Key Performance Indicator (Indicador Clave de Rendimiento). Se trata de un elemento o factor, objetivo y medible, que sirve para valorar distintos aspectos de una acción y poder tomar decisiones en función de los resultados.

La teoría nos dice que los KPI’s, por norma, deberán ser objetivos SMART (specific, measurable, attainable, relevant, time framed). En otras palabras, cada objetivo deberá:

La teoría nos dice que los KPI’s, por norma, deberán ser objetivos SMART (specific, measurable, attainable, relevant, time framed). En otras palabras, cada objetivo deberá:

• Medir una sola cosa, concreta.
• Tiene que ser algo objetivamente cuantificable.
• Puede ser un reto, pero no imposible.
• No se trata de medir por medir, tiene que ser relevante para el evento o el proyecto en concreto. Por ejemplo, si no fuese un evento abierto, podría no interesarnos medir KPI’s en redes sociales.
• Se deberá establecer el periodo de tiempo en el que se realizarán las mediciones.

KPIs para medir el impacto de un evento

Aunque existen muchos tipos de eventos diferentes, trataremos de explicar los más relevantes según la situación. Los comunes a cualquier evento son los siguientes:

1. Asistentes: el KPI más básico e importante. Tanto si es un evento presencial u online, puedes contar con un registro de quienes acudieron y disfrutaron de él. Si quieres profundizar, puedes medir por tipo de asistente o profesión, por ejemplo. Si hubiera diferentes tipos de entradas o precios, también podría ser un valor que evaluar.
2. Satisfacción post-evento: otra opción es el envío de encuestas de satisfacción tras el evento. Incluso si es un evento online, se puede hacer en formato digital. Es la forma más sencilla de evaluar, especialmente si lo que se solicitan son respuestas cerradas (sí/no o evaluar del 1 al 10). Una de las preguntas básicas es que evalúen el evento del 1 al 10, si volverían a asistir o si lo recomendarían a otra persona. Estas encuestas de satisfacción es importante trasladarlas a los patrocinadores, si los hubiera. De esta forma, podremos sacar ideas para próximos eventos y tenerles en cuenta para futuras mejoras.
3. Preguntas realizadas durante las ponencias: este tipo de interacciones suelen ser comunes a cualquier tipo de eventos. Las preguntas al ponente surgen si existe un interés real en el contenido de la charla. La carencia de preguntas suele ocurrir cuando el ponente no conecta con los asistentes o el asunto tratado no despierta su curiosidad.
4. Repercusión en redes sociales: otro básico hoy en día es determinar un hashtag oficial del evento a la hora de hablar o difundir los asuntos relacionados con él. Esto no sólo servirá como forma de networking o promoción, sino para evaluar el impacto digital que ha conseguido la acción. También podrás cuantificar otros factores en redes sociales como las menciones recibidas o las reacciones a las publicaciones oficiales, entre otros.
5. Rentabilidad del evento: si las entradas tienen un coste o si existen patrocinios, deberemos realizar un balance de los gastos (proveedores, campañas y materiales) y los ingresos (entradas, patrocinios, etc.) para poder comprobar los beneficios obtenidos con la acción. Con estos cálculos, también podremos calcular lo que nos ha costado a nivel económico conseguir cada asistente.
6. Ventas: a raíz del evento, si ha sido una acción destinada a un retorno en forma de ventas, habrá que establecer cómo medirlas. ¿Se realizarán en el mismo evento? Si no fuera así, ¿con qué mecanismo podríamos medir esta variable? Por ejemplo, se podría dar a los asistentes un código de descuento para poder realizar el seguimiento de las ventas obtenidas a través del evento.

KPI’s adicionales con aplicaciones para eventos

Si cuentas con un software de gestión de eventos, tanto si es un evento online o presencial, podrás medir muchas más variables:

1. Interacciones entre asistentes y networking: mensajes enviados, miembros activos, chats…
2. Interés por los ponentes: visitas que han recibido los perfiles de los ponentes, preguntas directas a los mismos…
3. Visitas a la información de cada ponencia: interacciones con la ponencia, preguntas enviadas, likes a las preguntas, etc.
4. Descargas del programa: número de veces que los usuarios han descargado (o visualizado) el programa del evento.
5. Número de ponencias por asistente: es una forma de ver el interés que ha despertado el evento medir si los asistentes sólo han asistido a una ponencia en concreto o si han acudido al máximo número posible.
6. Número de descargas de la App.

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Con ellos, podemos llegar de forma efectiva a clientes y empleados, convertirlos en espacios para el desarrollo profesional, para el debate o como incentivo de ventas. Y todo por un coste de producción muy bajo. Sin embargo, sin una previsión previa y una comunicación oportuna para la captación de asistentes, este formato (ni cualquier otro formato) estarán al nivel de lo que buscas.

Desde Apollo’s Universe lo tenemos claro: en todos los webinars que hemos realizado desde nuestra plataforma, la comunicación ha sido la gran aliada. Por ello, queremos daros en este artículo algunas ideas de cómo difundir un webinar correctamente para la captación de asistentes.

Empieza con tiempo

Uno de los grandes errores cuando se organiza un webinar es no comenzar la comunicación con tiempo. Lo ideal es empezar a lanzar las distintas acciones de comunicación con un mes de previsión, para dar tiempo a recoger una buena base de datos de contactos interesados en el tema.

Piensa que esos contactos pueden servirte para futuras acciones y que es ahora cuando tienes el incentivo para que se unan a tu base de datos.

Prepara una landing del evento o algún lugar donde se puedan registrar

Una vez tengas claro el webinar en sí (ponentes, temas, imagen para la promoción, eslogan, etc.) es la hora de crear una landing o página en tu web donde aparezca toda la información junto con la posibilidad de registrarte. Ese formulario de registro deberá ser tu objetivo en las próximas semanas, donde redirigirás todo el tráfico que puedas conseguir del resto de canales.

Es importante contar con este registro previo. No sólo por estimar el éxito o no del webinar, sino para poder recordar a los asistentes en los días previos que una vez se inscribieron a tu webinar. Si no cuentas con esos registros, podrías perder más de la mitad de los asistentes que una vez quisieron asistir pero que se olvidaron de la fecha o de cómo acceder a dicho webinar.

Apóyate en los ponentes del webinar

Normalmente, los ponentes del webinar son profesionales o personas relevantes para el tema a tratar. Es decir, probablemente lo que hagan o digan sobre su área de experiencia tenga un impacto en su audiencia. Sin embargo, no siempre nos apoyamos en ellos, aprovechando su “tirón”.

Diseña un mail para que ellos puedan enviar a sus conocidos o colegas, una creatividad para facilitarles que compartan el evento en redes, etiquétales en las publicaciones que hagas desde la organización para que puedan compartir la información rápidamente…

La clave está en darles todo lo más “hecho” posible para no hacerles trabajar de más y que el apoyo al webinar no les quite más tiempo del que querrían.

Si dispones de él, aprovéchate del CRM de empresa o del equipo comercial

Muchas grandes empresas disponen de un CRM interno por el que distribuir la información o, incluso, una red de ventas o equipo comercial que puede ayudar a trasladar los mensajes y la información al público que indiquemos.

Define un hashtag y favorece el networking previo entre asistentes y con los ponentes

Definir un hashtag es un básico en cualquier tipo de evento. Esto no sólo te permitirá monitorizar la conversación o el interés que genera la acción, sino que te permitirá promocionar el evento antes, durante y después del mismo.

Lo interesante de establecer un hashtag para todas las comunicaciones y hacérselo saber a los asistentes. De esta forma, podrán empezar a interactuar entre ellos antes del inicio del evento, favoreciendo el networking. Con este recurso también podrás empezar calentando los motores, lanzando debates o sondeando temas concretos que interesen a la audiencia, involucrando también a los ponentes para que participen.

Promociona en redes sociales el webinar con anuncios de pago

Que vas a difundir tu evento por redes sociales lo damos por hecho, así que no profundizaremos mucho en ese tema. Sin embargo, una forma sencilla y relativamente barata es la promoción del evento a través de anuncios de pago en redes sociales.

Trabaja varias creatividades y combínalos con varios copies para probar cuáles funcionan mejor con cada audiencia. Por norma general, con 200€ o 300€ podrás conseguir grandes resultados. La única excepción podría ser LinkedIn, donde probablemente necesites un poco más de presupuesto.

Grupos de LinkedIn

Sí, lo sabemos. No todos pueden invertir 400€ en promocionar un webinar en LinkedIn. Si es tu situación, te proponemos que aproveches los grupos de LinkedIn para trasladar el evento a grupos de profesionales relacionados con la temática del evento.

Ahora bien, ten cuidado de aportar al debate que estén teniendo y no simplemente “spamear” con tu libro. Trabaja una buena introducción que dé valor y una buena justificación de por qué crees que pueden estar interesados en el webinar los miembros de dicho grupo.

Publica la información del webinar en otras webs relevantes para tu público

Otra forma eficaz es difundir el webinar en otras webs. No hablamos de grandes medios de comunicación (que podría ser, si contásemos con grandes partidas presupuestarias para esta promoción). Ve a páginas webs de nicho, dirigidas a tu público. Ofrece la información del webinar como un recurso útil para sus lectores.

También existen sitios web que recopilan webinars y los organizan por categorías. Puede ser una buena idea contactarles para que incluyan el tuyo.

Haz que el equipo de la empresa tenga información sobre el webinar en la firma del email

Otra forma sencilla pero eficaz es añadir algún tipo de publicidad o promoción en las firmas del correo electrónico del equipo o departamento que esté encargado de la organización del webinar. Piensa en la cantidad de emails que puedes enviar al día e imagina que cada uno de ellos pudiera ser un recurso para sumar asistentes.

Envía una campaña de Mailing con varios recordatorios.

Cuando se acerque la fecha del webinar será cuando hagamos uso de la base de datos. Lo ideal será hacer hasta 3 recordatorios, cercanos a la fecha del webinar.

Por ejemplo, podremos enviar un email 24 horas antes, otro el mismo día a primera hora y otro una hora antes de comenzar. De esta forma, no dejas que los asistentes se olviden de la hora en que comenzará el seminario web y tendrán siempre a mano el enlace de acceso.

Otra buena práctica es enviar otro email al terminar el webinar, agradeciendo la asistencia y solicitando una valoración de la utilidad del evento. Aquí podrás preguntar por temas relacionados que les gustaría tratar si se da un próximo evento similar, por ejemplo.

También es importante dejar claro si se ha grabado el seminario web y dónde se puede volver a ver. Reutilizar el webinar es otra técnica que te permitirá seguir recopilando registros (puedes poner un filtro para que para visualizar la grabación, necesiten estar registrados). Además, podrás “trocear” los mensajes claves que se dijeron en el evento a modo de entrevista y utilizarlos como píldoras de vídeo en redes sociales.

Para terminar, un consejo: utilizar una buena plataforma de webinars es también una buena tarjeta de presentación. ¡No escatimes en el punto más importante!

La entrada Cómo hacer un plan de difusión para tu webinar se publicó primero en Apollos Universe.

Quizá en un primer momento pudiera parecer que el networking depende exclusivamente de los asistentes. Pero no es así. El espacio, el tono del evento, los tiempos y las formas influyen en cómo se relacionan los asistentes.

Y esto es así sea un evento de negocios, un congreso científico, una presentación farmacéutica o una boda. Cómo hayas planteado el evento en cuestión será lo que defina el éxito o no por parte de los asistentes.

En este artículo te enseñaremos cómo debes ser tú quien facilite ese networking y algunas ideas que podrás aplicar en tu siguiente evento.

¿Por qué es importante que seas tú el responsable de que exista un networking en tu evento?

No todos los asistentes a tu evento serán extrovertidos. Encontrarás a las bellas flores sociales que no pararán de hablar con unos y con otros y a aquellos que vienen solos o que son tímidos. En estos últimos casos, se necesita una ayuda.

Aunque te pueda parecer incómodo, presionar a los asistentes a que hablen entre sí, puede ser una buena idea. Algunos estarán deseando que les ayudes a romper el hielo y las conversaciones iniciales no son fáciles para todos.

Los consejos siguientes te servirán para igualar a todos los asistentes en el inicio del evento, para facilitar ese primer contacto.

Consejos para potenciar el networking de tu evento

Para dar a los asistentes la mejor experiencia, te recomendamos que sigas estos consejos:

Crea una comunidad online

Antes de comenzar el evento, en los días previos, puedes generar una expectación. Bien a través de redes sociales con el uso de un hashtag o a través de una aplicación propia del evento, donde se incluya un chat entre asistentes. De esta forma, se podrán iniciar debates o plantear preguntas que luego servirán como tema de conversación.

Esta comunidad te será muy útil antes, durante y después del evento.

Prepara tarjetas de identificación

Es un básico en los eventos, pero realmente ayuda. Simplemente, asegúrate de que se leen bien sin necesidad de acercarse o agacharse.

Incluye una sesión de networking en el evento

Salvo en el caso de que sea un evento exclusivamente para el networking, será interesante reservar espacios o acciones para el networking. Pueden ser a través de una cena, una sesión rápida organizada “one-to-one” o alguna actividad o juego conjunto.

Rotación de sitios

Si el evento es mayormente sentado, los asistentes sólo hablarán con aquellos que tengan a sus lados. Planifica la rotación de asientos durante el evento para que vayan conociendo a todos los que acudieron.

Fija temas de discusión

No a todos se les da bien las conversaciones ligeras para empezar a hablar. Proponer temas en las mesas puede ayudar a romper el hielo e iniciar una conversación.

Sirve algo de comer

Ya sea desayuno, té con pastas o un catering en condiciones, debes poner algo de comida. Esto no es sólo algo que se agradece, sino que es un entorno muy bueno a la hora de hacer networking.

Usa una Event App

Con una Event App te permitirá que los asistentes se conozcan antes del evento y podrás realizar juegos entre ellos que ayudarán a romper el hielo y a tener algo de lo que empezar a hablar. Puedes incluso hacer un “matching” entre asistentes según sus intereses, puesto o aficiones para animarles a encontrarse y a hablar entre ellos.

Plantéate una aplicación para la gamificación de tu evento y dale dinamismo. ¡Tus invitados lo agradecerán!

La entrada Ideas para mejorar el networking en tu evento se publicó primero en Apollos Universe.