Cuando te enfrentas a preparar un evento, da igual que sea en modalidad presencial o adaptado a un formato online, debes tener en cuenta muchos aspectos y necesidades para asegurar el éxito de tu evento. Pero, sobre todo, lo que hará que la acción se pueda llevar a cabo con éxito, será clave la planificación que hagas desde el inicio contando con todos los aspectos que va a tener en cuenta el departamento de compliance de tu empresa.
¿Qué es el compliance?
Compliance es un término inglés que podemos traducir como cumplimiento normativo y que hace referencia a las normas, tanto internas como externas, establecidas por una empresa o entidad para fomentar que las actuaciones derivadas de la propia empresa o sus trabajadores sean, en todo caso, respetuosas con la ley.
Los programas de cumplimiento deben verse como una oportunidad de negocio y, en ningún caso, como una obligatoriedad, ya que nos van a facilitar y minimizar los riesgos e impactos que, mal gestionados, supondrían un perjuicio para nuestra compañía. El garantizar el cumplimiento normativo hará que tus clientes, empleados, e incluso tus proveedores tengan más confianza en tu empresa, lo que a la larga supondrá un incremento de negocio.
¿Qué debo tener en cuenta?
Te recomiendo que conozcas bien el modelo de Corporate Compliance que tiene implementado tu empresa ya que, de cara a desarrollar un evento o una actividad, todo será más fluido si la “construyes” cumpliendo las pautas legales marcadas que si tienes que ir adaptando cada paso de la acción para que se alinee con la normativa de obligado cumplimiento dentro de la compañía.
Sobra decir que la primera normativa regulatoria que debes cumplir es el Código Deontológico que regule tu sector profesional ya que, al hacerlo, estás garantizando el cumplimiento de la legislación nacional e internacional vigente. Estos códigos nos proporcionan guías y pautas de actuación en aspectos sujetos a interpretación. Dentro de la industria farmacéutica establecida en España, la mayor parte de las empresas del sector cumplen con el Código de Buenas Prácticas (para productos éticos o de prescripción) establecido por Farmaindustria (Asociación Nacional Empresarial de la Industria Farmacéutica) o con el Código de Fenin (Federación Española de Empresas de Tecnología Sanitaria). Si se trata de productos OTC (productos de mostrador), el código será el de ANEFP (Asociación Nacional de Especialidades Farmacéuticas Publicitarias).
Protección de datos y otras políticas que debes tener en cuenta
El objetivo principal de cualquier acción comercial dentro de una empresa es, lógicamente, atraer clientes potenciales y fidelizar a los ya existentes, es decir, mover contactos o generar leads para aumentar las oportunidades de negocio. No te alarmes porque esto es de todo punto legítimo, pero es imprescindible que cuentes con la autorización explícita de tus clientes para recabar y usar los datos personales que te faciliten, al igual que de nuestros empleados y proveedores.
El RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) es de obligado cumplimiento y supone, entre otras cosas, detallar el tratamiento que hará nuestra compañía de los datos personales recabados, durante cuánto tiempo permanecerán esos datos en nuestro poder, qué uso haremos de ellos, si terceras personas tendrán acceso a la información y, sobre todo, vigilar posibles brechas de seguridad de las bases de datos. El incumplimiento de alguno de los puntos de la ley puede acarrear multas millonarias a tu empresa, por lo que ¡ojo! vigila que las herramientas con las que vas a gestionar los datos personales cumplan la normativa vigente al respecto.
También es importante que, si el evento que has planteado se va a desarrollar de forma digital en su totalidad o tienes contemplado utilizar alguna herramienta digital (aplicación móvil de gestión de eventos, página web, algún tipo de gamificación, entre otras) esta cumpla también con el modelo de compliance de tu compañía.
Si preparas una página web para dar visibilidad digital a tu evento, será imprescindible que incorpores cookies que optimicen la navegación en la página; esto supone que debes facilitar a los usuarios información actualizada sobre el tipo de cookies que utiliza la página, tu política de cookies además debe permitirles aceptar o declinar el uso de estas.
Verifica que todos los disclaimers o avisos legales que deben aceptar los usuarios en tu página web cumplan con la legislación vigente ya que, de extralimitarse en la exclusión de responsabilidades de la compañía, o no ser suficientemente claros y exactos con los términos y condiciones, pueden perder su validez e incluso acarrear problemas legales.
Como ves, para cumplir todas las garantías de seguridad y privacidad requeridas por el compliance de una empresa, necesitarás recabar la información necesaria para cada uno de los puntos. No es una tarea sencilla, pero tampoco es un imposible. Si necesitas ayuda, no dudes en consultarnos, nuestro equipo de expertos estará encantado de facilitarte toda la asistencia que precises.