Los seminarios online (conocidos con el término webinar) cuentan con una versatilidad tan amplia que les ha impulsado como formato de moda en los últimos meses. ¡Aunque no olvidemos que llevan utilizándose desde hace más de 8 años!
Con ellos, podemos llegar de forma efectiva a clientes y empleados, convertirlos en espacios para el desarrollo profesional, para el debate o como incentivo de ventas. Y todo por un coste de producción muy bajo. Sin embargo, sin una previsión previa y una comunicación oportuna para la captación de asistentes, este formato (ni cualquier otro formato) estarán al nivel de lo que buscas.
Desde Apollo’s Universe lo tenemos claro: en todos los webinars que hemos realizado desde nuestra plataforma, la comunicación ha sido la gran aliada. Por ello, queremos daros en este artículo algunas ideas de cómo difundir un webinar correctamente para la captación de asistentes.
Empieza con tiempo
Uno de los grandes errores cuando se organiza un webinar es no comenzar la comunicación con tiempo. Lo ideal es empezar a lanzar las distintas acciones de comunicación con un mes de previsión, para dar tiempo a recoger una buena base de datos de contactos interesados en el tema.
Piensa que esos contactos pueden servirte para futuras acciones y que es ahora cuando tienes el incentivo para que se unan a tu base de datos.
Prepara una landing del evento o algún lugar donde se puedan registrar
Una vez tengas claro el webinar en sí (ponentes, temas, imagen para la promoción, eslogan, etc.) es la hora de crear una landing o página en tu web donde aparezca toda la información junto con la posibilidad de registrarte. Ese formulario de registro deberá ser tu objetivo en las próximas semanas, donde redirigirás todo el tráfico que puedas conseguir del resto de canales.
Es importante contar con este registro previo. No sólo por estimar el éxito o no del webinar, sino para poder recordar a los asistentes en los días previos que una vez se inscribieron a tu webinar. Si no cuentas con esos registros, podrías perder más de la mitad de los asistentes que una vez quisieron asistir pero que se olvidaron de la fecha o de cómo acceder a dicho webinar.
Apóyate en los ponentes del webinar
Normalmente, los ponentes del webinar son profesionales o personas relevantes para el tema a tratar. Es decir, probablemente lo que hagan o digan sobre su área de experiencia tenga un impacto en su audiencia. Sin embargo, no siempre nos apoyamos en ellos, aprovechando su “tirón”.
Diseña un mail para que ellos puedan enviar a sus conocidos o colegas, una creatividad para facilitarles que compartan el evento en redes, etiquétales en las publicaciones que hagas desde la organización para que puedan compartir la información rápidamente…
La clave está en darles todo lo más “hecho” posible para no hacerles trabajar de más y que el apoyo al webinar no les quite más tiempo del que querrían.
Si dispones de él, aprovéchate del CRM de empresa o del equipo comercial
Muchas grandes empresas disponen de un CRM interno por el que distribuir la información o, incluso, una red de ventas o equipo comercial que puede ayudar a trasladar los mensajes y la información al público que indiquemos.
Define un hashtag y favorece el networking previo entre asistentes y con los ponentes
Definir un hashtag es un básico en cualquier tipo de evento. Esto no sólo te permitirá monitorizar la conversación o el interés que genera la acción, sino que te permitirá promocionar el evento antes, durante y después del mismo.
Lo interesante de establecer un hashtag para todas las comunicaciones y hacérselo saber a los asistentes. De esta forma, podrán empezar a interactuar entre ellos antes del inicio del evento, favoreciendo el networking. Con este recurso también podrás empezar calentando los motores, lanzando debates o sondeando temas concretos que interesen a la audiencia, involucrando también a los ponentes para que participen.
Promociona en redes sociales el webinar con anuncios de pago
Que vas a difundir tu evento por redes sociales lo damos por hecho, así que no profundizaremos mucho en ese tema. Sin embargo, una forma sencilla y relativamente barata es la promoción del evento a través de anuncios de pago en redes sociales.
Trabaja varias creatividades y combínalos con varios copies para probar cuáles funcionan mejor con cada audiencia. Por norma general, con 200€ o 300€ podrás conseguir grandes resultados. La única excepción podría ser LinkedIn, donde probablemente necesites un poco más de presupuesto.
Grupos de LinkedIn
Sí, lo sabemos. No todos pueden invertir 400€ en promocionar un webinar en LinkedIn. Si es tu situación, te proponemos que aproveches los grupos de LinkedIn para trasladar el evento a grupos de profesionales relacionados con la temática del evento.
Ahora bien, ten cuidado de aportar al debate que estén teniendo y no simplemente “spamear” con tu libro. Trabaja una buena introducción que dé valor y una buena justificación de por qué crees que pueden estar interesados en el webinar los miembros de dicho grupo.
Publica la información del webinar en otras webs relevantes para tu público
Otra forma eficaz es difundir el webinar en otras webs. No hablamos de grandes medios de comunicación (que podría ser, si contásemos con grandes partidas presupuestarias para esta promoción). Ve a páginas webs de nicho, dirigidas a tu público. Ofrece la información del webinar como un recurso útil para sus lectores.
También existen sitios web que recopilan webinars y los organizan por categorías. Puede ser una buena idea contactarles para que incluyan el tuyo.
Haz que el equipo de la empresa tenga información sobre el webinar en la firma del email
Otra forma sencilla pero eficaz es añadir algún tipo de publicidad o promoción en las firmas del correo electrónico del equipo o departamento que esté encargado de la organización del webinar. Piensa en la cantidad de emails que puedes enviar al día e imagina que cada uno de ellos pudiera ser un recurso para sumar asistentes.
Envía una campaña de Mailing con varios recordatorios.
Cuando se acerque la fecha del webinar será cuando hagamos uso de la base de datos. Lo ideal será hacer hasta 3 recordatorios, cercanos a la fecha del webinar.
Por ejemplo, podremos enviar un email 24 horas antes, otro el mismo día a primera hora y otro una hora antes de comenzar. De esta forma, no dejas que los asistentes se olviden de la hora en que comenzará el seminario web y tendrán siempre a mano el enlace de acceso.
Otra buena práctica es enviar otro email al terminar el webinar, agradeciendo la asistencia y solicitando una valoración de la utilidad del evento. Aquí podrás preguntar por temas relacionados que les gustaría tratar si se da un próximo evento similar, por ejemplo.
También es importante dejar claro si se ha grabado el seminario web y dónde se puede volver a ver. Reutilizar el webinar es otra técnica que te permitirá seguir recopilando registros (puedes poner un filtro para que para visualizar la grabación, necesiten estar registrados). Además, podrás “trocear” los mensajes claves que se dijeron en el evento a modo de entrevista y utilizarlos como píldoras de vídeo en redes sociales.
Para terminar, un consejo: utilizar una buena plataforma de webinars es también una buena tarjeta de presentación. ¡No escatimes en el punto más importante!