Organizar un evento requiere de muchos recursos, personal, proveedores y logística. Además, en ocasiones, puede llevar a requerir de grandes partidas presupuestarias. Por ello, algo fundamental en un evento es definir con anterioridad cómo vamos a medir su impacto.
Para ello, vamos a hablar de los KPI’s más importantes a la hora de valorar el éxito (o no) del evento.
Definición de KPI: ¿para qué sirve?
KPI responde a las siglas en inglés de Key Performance Indicator (Indicador Clave de Rendimiento). Se trata de un elemento o factor, objetivo y medible, que sirve para valorar distintos aspectos de una acción y poder tomar decisiones en función de los resultados.
La teoría nos dice que los KPI’s, por norma, deberán ser objetivos SMART (specific, measurable, attainable, relevant, time framed). En otras palabras, cada objetivo deberá:
La teoría nos dice que los KPI’s, por norma, deberán ser objetivos SMART (specific, measurable, attainable, relevant, time framed). En otras palabras, cada objetivo deberá:
- Medir una sola cosa, concreta.
- Tiene que ser algo objetivamente cuantificable.
- Puede ser un reto, pero no imposible.
- No se trata de medir por medir, tiene que ser relevante para el evento o el proyecto en concreto. Por ejemplo, si no fuese un evento abierto, podría no interesarnos medir KPI’s en redes sociales.
- Se deberá establecer el periodo de tiempo en el que se realizarán las mediciones.
KPIs para medir el impacto de un evento
Aunque existen muchos tipos de eventos diferentes, trataremos de explicar los más relevantes según la situación. Los comunes a cualquier evento son los siguientes:
- Asistentes: el KPI más básico e importante. Tanto si es un evento presencial u online, puedes contar con un registro de quienes acudieron y disfrutaron de él. Si quieres profundizar, puedes medir por tipo de asistente o profesión, por ejemplo. Si hubiera diferentes tipos de entradas o precios, también podría ser un valor que evaluar.
- Satisfacción post-evento: otra opción es el envío de encuestas de satisfacción tras el evento. Incluso si es un evento online, se puede hacer en formato digital. Es la forma más sencilla de evaluar, especialmente si lo que se solicitan son respuestas cerradas (sí/no o evaluar del 1 al 10). Una de las preguntas básicas es que evalúen el evento del 1 al 10, si volverían a asistir o si lo recomendarían a otra persona. Estas encuestas de satisfacción es importante trasladarlas a los patrocinadores, si los hubiera. De esta forma, podremos sacar ideas para próximos eventos y tenerles en cuenta para futuras mejoras.
- Preguntas realizadas durante las ponencias: este tipo de interacciones suelen ser comunes a cualquier tipo de eventos. Las preguntas al ponente surgen si existe un interés real en el contenido de la charla. La carencia de preguntas suele ocurrir cuando el ponente no conecta con los asistentes o el asunto tratado no despierta su curiosidad.
- Repercusión en redes sociales: otro básico hoy en día es determinar un hashtag oficial del evento a la hora de hablar o difundir los asuntos relacionados con él. Esto no sólo servirá como forma de networking o promoción, sino para evaluar el impacto digital que ha conseguido la acción. También podrás cuantificar otros factores en redes sociales como las menciones recibidas o las reacciones a las publicaciones oficiales, entre otros.
- Rentabilidad del evento: si las entradas tienen un coste o si existen patrocinios, deberemos realizar un balance de los gastos (proveedores, campañas y materiales) y los ingresos (entradas, patrocinios, etc.) para poder comprobar los beneficios obtenidos con la acción. Con estos cálculos, también podremos calcular lo que nos ha costado a nivel económico conseguir cada asistente.
- Ventas: a raíz del evento, si ha sido una acción destinada a un retorno en forma de ventas, habrá que establecer cómo medirlas. ¿Se realizarán en el mismo evento? Si no fuera así, ¿con qué mecanismo podríamos medir esta variable? Por ejemplo, se podría dar a los asistentes un código de descuento para poder realizar el seguimiento de las ventas obtenidas a través del evento.
KPI’s adicionales con aplicaciones para eventos
Si cuentas con un software de gestión de eventos, tanto si es un evento online o presencial, podrás medir muchas más variables:
- Interacciones entre asistentes y networking: mensajes enviados, miembros activos, chats…
- Interés por los ponentes: visitas que han recibido los perfiles de los ponentes, preguntas directas a los mismos…
- Visitas a la información de cada ponencia: interacciones con la ponencia, preguntas enviadas, likes a las preguntas, etc.
- Descargas del programa: número de veces que los usuarios han descargado (o visualizado) el programa del evento.
- Número de ponencias por asistente: es una forma de ver el interés que ha despertado el evento medir si los asistentes sólo han asistido a una ponencia en concreto o si han acudido al máximo número posible.
- Número de descargas de la App.