Cada evento es diferente pero lo que, sin duda, va a ser una de las claves del éxito del tuyo es preparar un programa atractivo y sólido. Al diseñar un programa de evento, siempre pregúntate a ti mismo qué será lo que atraiga a los asistentes.
Considerando el acceso tan fácil que la gente, actualmente, tiene a la información actualizada, en este artículo vamos a tratar de ofrecerte algunos tips que te ayuden en la elaboración de un programa adecuado para el evento que estás organizando.
¿Qué es lo que no debe faltar en tu programa?
En el programa debes incluir informaciones relevantes, como la estructura y el contenido del evento:
- Estructura: Incluye los aspectos técnicos y la forma en que se va a desarrollar la reunión.
– Qué tipo de evento será.
– Información General: Si es presencial, sede donde se va a desarrollar; si es online, características de conexión
– Integrantes del Comité Organizador
– Mensaje de Bienvenida
– Auspicios y sponsors (si cuentas con ellos)
– Agenda: Horarios, títulos de las ponencias y nombres de los ponentes, ubicación de las charlas. La agenda también debe hacer alusión al programa social
– Contacto de los responsables de la organización administrativa
- Contenido: Trata de incluir todo lo necesario para abordar cada temática y cada una de las charlas
- Ponentes: Extracto del curriculum de los ponentes, con un breve resumen del cargo que les ha llevado a ser considerados como expertos para el evento
Ten en cuenta
1. Concéntrate en un tema específico.
Busca un tema interesante, quizás una investigación o tratamiento novedoso, poco conocido pero relevante, que pueda volverse la columna de tu contenido. Los participantes verán tu evento lo suficientemente importante para invertir su tiempo en asistir a él.
2. Ten en cuenta a tu público objetivo
Olvídate de aquello de “yo he venido a hablar de mi libro”… si quieres que el contenido de tu evento sea interesante para los asistentes, anteponiendo aquello que pueda resultar atrayente para la audiencia a la que quieres dirigirte a tus propios intereses comerciales. La calidad te llevará a conseguir el éxito de la acción.
3.Haz una buena selección de expertos
Todos conocemos oradores “muy mediáticos” que tienen ya desgastado su discurso único de tanto repetirlo. Sal de ese círculo, busca y descubre expertos de la industria que, aunque no sean tan conocidos, tengan mucho que ofrecer en términos de ideas e información.
4. Prepara un escenario para los debates
Puedes invitar a diferentes partes a dialogar sobre lados opuestos de un tema. Un debate saludable ayudará a tus asistentes a entender qué está sucediendo a la vez que les brindas la libertad de explorar diferentes puntos de vista sobre un mismo tema.
5. Orienta, no dirijas
La gente quiere asistir a un evento para aprender cosas nuevas. Trabaja con tus oradores para construir presentaciones frescas e interesantes, pero trata de no interferir en el contenido, ya que cuentas con ellos porque confías en su profesionalidad.
6. Ofrece información aplicable
Presentar datos y estadísticas puede ser útil, pero solo si los asistentes saben qué hacer con ellos y cómo trasladarlos y aplicarlos en sus propias vidas cotidianas. Anima a tus ponentes a trabajar en charlas que orienten a los participantes en cómo usar la para resolver problemas específicos a los que puedan enfrentarse.
7. Motiva a los asistentes
Convierte tu evento en una actividad en la que la audiencia tome un papel destacado, no sólo el de meros oyentes de una charla. Junto con los oradores, anímalos para que puedan trabajar juntos explorando diferentes ideas y aprendiendo de los demás. Haz que los asistentes respondan preguntas o resuelvan desafíos. Puede que los resultados sorprendan a todo el mundo.
8. Incluye descansos en el programa
Este punto es algo que, tanto los ponentes, como el público te agradecerán. Organiza tu evento con equilibrio, teniendo en cuenta la duración total de las sesiones y la de cada una de las ponencias.
Asegúrate de incluir tiempo de descanso entre una sesión y la siguiente. Una agenda llena de actividades que se suceden sin descanso puede terminar con retrasos en las ponencias y asistentes teniendo que charla descartan para poder hacer una pequeña pausa para un café (o para ir al baño, sic)
9. No te olvides de actividades que completen el evento
Trabaja también el programa social, incluyendo las comidas, cenas o actividades extra que van a propiciar las sinergias entre los participantes y la asimilación de los conceptos adquiridos durante las ponencias. Busca alternativas especiales que aporten un valor añadido a tu evento.
10. Prepara tu programa con antelación
Un programa atractivo en contenidos va a ser garantía del éxito de tu evento… ¡si haces un buen trabajo de promoción y difusión! Para esto, debes tener tu programa definido, diseñado y cerrado con antelación suficiente para imprimir o preparar en formato digital y comenzar a trabajar en la promoción que garantice una buena audiencia cuando llegue la fecha de celebración.
Y no te olvides, cuando termine tu evento, tienes que ir recogiendo toda la información que se genere al respecto, pedir conclusiones, reacciones… que te permita cuantificar el éxito de tu evento y valorar puntos de mejora para posteriores ediciones.
Si necesitas conocer qué puede hacer nuestra aplicación por ti y tú evento, no dejes de pedirnos una cita y estaremos encantados de asesorarte.