Gema Ramírez, autor en Apollos Universe

Entrevistamos a Rosa Mª Plata, presidenta de la Asociación Nacional de Matronas

Gema Ramírez — Tue, 11 Jan 2022 16:42:09 +0000

El pasado mes de octubre se celebró en Alicante el XX Congreso Nacional de Matronas en el que se utilizó nuestra aplicación tanto para la gestión del evento como para la emisión en directo las ponencias.

No es ningún secreto que organizar un evento no es una tarea sencilla, por lo que la planificación y la gestión que conlleva es muy importante, por lo que estamos muy satisfechos de haber facilitado esta tarea con Apollos Universe ayudando al exito de este evento híbrido de 400 asistentes.

Hemos hablado unos minutos con la presidenta de la Asociación Nacional de Matronas, Dña. Rosa Mª Plata para que nos comente sus impresiones:

¿Qué pretendías conseguir con Apollos Universe?,

Poder disponer de un sistema de registro de asistencia riguroso, circunstancia exigida por la comisión de valoración de las Profesiones Sanitarias que acredita esta actividad como parte de la garantía de la formación, y requisito de obligado cumplimiento para la entidad patrocinadora, es indispensable. Otorgar los créditos CFC, obliga a los congresistas, entre otras cosas, a la asistencia justificada a la actividad del 90% de sus horas lectivas, la cual, mediante el control check-in, check-out a través de un Código QR, ofrece el porcentaje exacto de asistencia individualizada. La misma APP diseñada para el evento, resultó una herramienta ágil y fácil de manejar, para que los congresistas dispusieran de toda la información del congreso, así como la valoración personal del mismo y facilitar su participación lanzando preguntas durante las sesiones.

Sumarle la posibilidad de streaming, en cualquier circunstancia, pero aun más en esta época de restricciones y cautela con las reuniones sociales, ha supuesto facilitar el acceso de personas, cuya asistencia de otra forma hubiera sido imposible (entre otros, congresistas extranjeros) y además, tanto para los que asistieron en directo como para los que lo hicieron vía online, poder visionar nuevamente presentaciones de su preferencia tras la realización del Congreso durante un mes, ha sido una opción muy valorada.

¿Estás satisfecha con la digitalización que has conseguido con el evento?

Sin duda, elegiría nuevamente este sistema por todos los beneficios descritos anteriormente, a los que hay que añadir la medición de la actividad que vuelca el rendimiento e interés del Congreso, como base para analizar los objetivos conseguidos y los puntos de mejora de cara a la organización de otro evento de estas o similares características.

¿Qué puedes decirnos de nuestro trabajo?

Las promesas de Andaru Pharma, también en este caso, se han visto cumplidas al 100%. Esta empresa cuenta con profesionales altamente capacitados y cercanos, implicados al máximo en el trabajo, que han conseguido que el proyecto se convirtiera en una realidad exitosa poniendo la tecnología al servicio de la entidad patrocinadora y de los congresistas, destinatarios de la actividad, antes, durante y después del evento.

Profesionalidad, esfuerzo y empatía definen a los profesionales de esta empresa, por lo que es un gusto y una tranquilidad, contratar sus servicios.

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Entrevistamos a Miguel Ángel Vázquez, responsable de formación en Abbvie

Gema Ramírez — Fri, 03 Dec 2021 10:14:58 +0000

El laboratorio Allergan ha tenido un gran crecimiento en el último tiempo, lo que ha supuesto un gran salto para la industria farmacéutica.

Una de las razones de este éxito es su apuesta por el desarrollo de sus equipos y las personas que forman parte de ellos.

La gamificación por su carácter dinámico, lúdico y activo, se ha convertido en una herramienta muy útil para los equipos de trabajo que necesitan desarrollar nuevas competencias. Por ello, no es extraño encontrarla ahora mismo en muchos proyectos educativos, formativos o recreativos.

Por este motivo Allergan lleva apostando por Apollos Challenge desde el 2019.

El responsable de formación, Miguel Ángel Vázquez, nos cuenta cómo han hecho frente al cambio tecnológico y los nuevos retos profesionales, para poder mantenerse en una posición destacada.

La irrupción de la pandemia ha dado un vuelco a nuestras vidas. Y si algo ha provocado en prácticamente todos los sectores es que ha acelerado muchas tendencias. ¿Cuáles dirías que son las tendencias que más se han visto impulsadas en el sector farmacéutico?

La pandemia ha acelerado un camino que estimábamos que recorreríamos en varios años en todas las áreas de nuestra realidad.

Las interacciones con nuestros stakeholders pasaron a ser en remoto en pocas semanas, utilizando herramientas que apenas habíamos comenzado a explorar como Zoom, Teams… En otras circunstancias hubiéramos diseñado un plan de empresa detallado que nos hubiera llevado más tiempo implementar.
También las interacciones con los equipos se vieron alteradas. Pasamos de un trabajo presencial en su mayoría a trabajar desde nuestro domicilio, organizar reuniones virtuales, telefónicas, etc.
Si pensamos en formación ha sido todo un cambio de paradigma. Llevábamos tiempo trabajando en un modelo blended de formación, pero el cambio urgente a un modelo totalmente en remoto normalizando las formaciones en Zoom y Teams, ofreciendo la posibilidad de grabar esas formaciones para hacerlo sostenible, ha sido un reto, pero se aceptó de forma tremendamente rápida.

En cuanto al equipo comercial, ¿cómo habéis afrontado con vuestros delegados comerciales la problemática de no poder acudir a los hospitales/clínicas/farmacias? ¿Qué tipo de acciones habéis tomado para solventarlos?

Lo primero ha sido seguir escrupulosamente las normativas y recomendaciones de cada Comunidad Autónoma sobre la visita médica primando siempre la seguridad tanto de nuestros empleados y sus familias como las de los profesionales.

Lo segundo, dotarles de herramientas tecnológicas para poder llevar a cabo la interacción en remoto y continuar así con nuestra labor de apoyo al profesional.

Lo tercero, entrenarles para maximizar estas herramientas en un entorno en constante cambio por la evolución de la pandemia.

Entiendo que la estrategia comercial, al no poder organizar actos presenciales, ha tenido que cambiar de manera sustancial. ¿Cómo se ha vivido ese cambio de paradigma entre el equipo comercial?

Es difícil partir de una dinámica de casi un 100% de presencialidad a nivel de interacción y negocio, a uno virtual, además en un momento complicado donde no tienes claro cuándo va a terminar. Por ello, hemos dado apoyo al equipo en esta transición para que desde el primer momento fuera adquiriendo la habilidad de interactuar de manera diferente haciendo uso de nuevas plataformas y/o herramientas. Al final hay que poner foco en lo positivo de todo este proceso y es que el abordaje omnicanal de los stakeholders es la nueva forma de plantear la estrategia comercial en MKT y Ventas.

¿Cuál es el estado actual de los departamentos comerciales/marketing/formación de la industria farmacéutica? ¿Ha variado con respecto a antes de la pandemia?

El tamaño de los equipos no ha variado ya que nos hemos adaptado rápidamente a la nueva situación y todos hemos aportado valor en ese sentido. La formación, como otras áreas, son más que nunca trabajadas desde un abordaje omnicanal.

¿Qué pueden hacer los laboratorios para utilizar la tecnología como arma competitiva? ¿Cuáles crees que son los mayores retos en este sentido?

Creo que el objetivo de todas las empresas es contar con las mejores herramientas tecnológicas posibles que ayuden a su estrategia comercial y que estén en manos de un equipo perfectamente instruido para sacarles el máximo partido. No se trata de tener lo último en tecnología, sino saber hacer uso de las posibilidades que nos ofrece esta para saber cómo, cuándo y con quién debemos hacer uso de ella.

La pandemia ha puesto difícil la construcción de equipos de trabajo cohesionados. Nadie pone en duda que, durante los confinamientos, los medios digitales han sido necesarios para poder estar cerca en momentos de mucha distancia social. Sin embargo, ahora que vivimos una “nueva normalidad”:

¿Qué papel dirías que juega la tecnología a la hora de mantener equipos cohesionados? ¿Crees que sigue aportando un valor a los equipos?

Sin duda seguirá aportando valor. Se han superado las barreras de las distancias con el uso de estas herramientas que hemos normalizado y aprendido a sacarles el máximo partido. Podemos volver a las oficinas y reactivar las interacciones presenciales pero los equipos de campo, con su dispersión territorial, han encontrado el medio perfecto para interaccionar entre ellos de manera ágil y eficiente. Sin desplazamientos físicos innecesarios.

¿Y qué papel tiene esta tecnología en la formación de los mismos?

Las formaciones en remoto permiten actualizar contenidos de manera ágil sin necesidad de agendar grandes reuniones presenciales. Además, nos permite grabar las sesiones de manera sencilla lo que ofrece la posibilidad de repasar conceptos, compartirlas con aquellos que no se hayan podido unir a la sesión y/o con las nuevas incorporaciones. Esto nos permite contar con una formación más sostenible en el tiempo y sin requerir una constante disponibilidad de los ponentes.

Pero abusar de este formato puede generar un efecto rebote. Igual que hablamos de la omnicanalidad para aproximarnos a nuestros clientes, tenemos que manejar el mismo concepto para los learners de nuestra compañía y elegir el mejor canal (o la mezcla de canales) en función del objetivo, del contenido y del público.

Aunque la formación en soft skills tiene mucho camino por recorrer, parece que ha captado la atención de los empleadores durante la pandemia y han visto de forma evidente la necesidad de este tipo de formación.

¿Crees que es posible trabajarla bien a distancia?

Creo que sí. Hay que elegir bien el contenido, el formato, la duración, el número de sesiones y el público. Hemos aprendido a interactuar a distancia y hemos mejorado el engagement con la audiencia. Por ejemplo, el curso de técnicas de ventas que teníamos en el On-Boarding de los empleados se realizaba de manera presencial. Debido a la pandemia pasó a realizarse en formato remoto y hemos comprobado que funciona y simplifica su ejecución al evitar desplazamientos o solapamientos de agenda.

Habiendo vivido lo que hemos vivido, ¿crees que cambiarán las habilidades más demandadas o las que tengan una mayor relevancia a partir de ahora entre los delegados comerciales? ¿Cuáles crees que serán estas habilidades?

Creo que las habilidades más demandadas van a estar alineadas con la flexibilidad, agilidad, con desenvolverse mejor en estos nuevos entornos en remoto para aumentar el engagement con los clientes y conseguir dichas interacciones.

¿Hay algún tipo de formación que sea especialmente solicitado por tu equipo comercial?

Mejora de las skills de comunicación en entornos digitales

En cuanto a formación, en el término amplio de la palabra (no sólo para soft skills), ¿cómo valoras las nuevas aplicaciones y plataformas de formación a distancia?

Las nuevas aplicaciones y plataformas ofrecen un espacio de posibilidades que permiten un abordaje omnicanal y holístico con los learners.

En vuestro laboratorio estáis utilizando Apollo’s Challenge para la formación, ¿cuáles son los principales beneficios que has encontrado en nuestra App para tu equipo?

Hemos podido tener una herramienta para evaluar y desarrollar los conocimientos de nuestros equipos dentro del plan de formación continuada que ponemos en marcha cada año. Y hacerlo de una forma más atractiva sustituyendo al común examen en una plataforma online.

¿Crees que la gamificación en la formación puede involucrar más a los empleados?

Sin duda. Todos somos muy competitivos y en un entorno comercial sentimiento se incrementa. El engagement se eleva y lleva a contestar un número muy elevado de preguntas que sería inmanejable si habláramos de un examen estándar.

¿Has notado una participación más activa de ellos gracias al uso de nuestra App?

Una APP de este tipo siempre fomenta la participación. Además, siempre incluimos la “cláusula” de realizar un número mínimo de retos para aquellos que no se involucran tanto en estas actividades, ya que forma parte de su plan de formación obligatorio.

¿Crees que han conseguido información valiosa que, de otra forma, no habría sido posible obtenerla?

Toda la información que ofrece la parte de estadísticas de la plataforma es de utilidad

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Los mejores espacios para eventos en Madrid

Gema Ramírez — Fri, 22 Oct 2021 10:26:07 +0000

La capital es uno de los sitios más agradecidos a la hora de organizar un evento: gran oferta de espacios, de todos los tipos y tamaños, con buena accesibilidad a los mismos y posibilidad de ofrecer una gran variedad de actividades turísticas. Hemos celebrado muchos eventos a lo largo de estos años y, como bien sabrás, el lugar es fundamental para el éxito de un evento. Nuestra experiencia nos ha permitido realizar una lista de nuestros favoritos. En este artículo te contamos cuáles son -para nosotros- los mejores espacios para eventos en Madrid.

Para eventos grandes: Palacio Municipal de Congresos

Es el lugar estrella por excelencia, ya que está muy cerca del aeropuerto de Madrid, lo que facilita el acceso de los asistentes internacionales.

Tiene varias salas según el tipo de evento que busques hacer y su tamaño: zonas de exposición, sala de actos de más de 2000m2 y 32 salas independientes con diferentes tamaños. Cuenta con varios auditorios donde podrás albergas casi 2000 personas.

Un dato a su favor es que cuenta con parking propio. En general, es un sitio que recomendamos para eventos grandes (a partir de 300 personas hasta las 1800).

Para eventos medianos: la azotea del Círculo de bellas artes

Cuando llega el buen tiempo, la azotea del edificio del Círculo de Bellas Artes es uno de nuestros lugares favoritos. Tiene unas vistas que impresionan y está ubicado a pocos metros de la Plaza de Cibeles. En la azotea, podrás celebrar eventos de hasta 350 personas.

Aunque la azotea sea nuesta favorita, el edificio cuenta con otras salas de diferentes tamaños (hasta 850 personas).

Para eventos pequeños: la Torre de Cristal

Aunque cuenta con salas de diferentes tamaños (hasta 400 asistentes), nos gusta especialmente para eventos pequeños, de menos de 100 personas. Es perfecto para reuniones, cenas, presentaciones exclusivas…

Cuenta con unas buenas vistas de la ciudad, gracias a sus 250 metros de altura y es un edificio realmente curioso para celebrar un evento en Madrid e impresionar a tus invitados en un lugar más exclusivo.

Micro eventos: la Bodega de los Secretos

Se trata de un restaurante que se encuentra en la bodega más antigua de la ciudad de Madrid. Con un toque rústico, exclusivo e íntimo es perfecto para eventos que quieran transmitir confianza y privacidad.

Además del restaurante, nos gusta para actos pequeños, que no cuenten con más de una o dos decenas de personas (por ejemplo, ruedas de prensa, presentaciones más exclusivas, reuniones de negocios…). También podrás organizar catas de vino o actividades de teambuilding.

Para nosotros, es uno de los espacios para eventos en Madrid con más encanto.

Para eventos que buscan creatividad: el Espacio Harley

Si necesitas un lugar que dé pie a la creatividad o que transmita modernidad o un estilo alternativo, el Espacio Harley es nuestro favorito. Es perfecto para eventos culturales, de arte, fotografía o campañas de publicidad.

Es apto para eventos de unas 300 personas y está a unos metros de la plaza de toros de las Ventas.

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Ideas para team building: Escape Room virtual

Gema Ramírez — Tue, 28 Sep 2021 09:16:41 +0000

Para aquellos que buscan alternativas creativas pero sin renunciar a la diversión, os contamos la opción perfecta: el Escape Room virtual.

El team building no pasa de moda. Sin embargo, a veces parece complicado elegir la actividad adecuada para el equipo. Si a esto le sumas las restricciones o limitaciones por seguridad sanitaria que nos ha traído la pandemia, pudiera parecer que es imposible realizar un evento de team building.

¿Qué es un Escape Room virtual?

Como seguro que ya sabrás, un Escape Room consiste en una serie de pruebas y adivinanzas que se deben resolver en equipo para que avance el juego. Existe un tiempo para poder resolver todo el reto y, así, “salir” del escenario (o escenarios) donde se encuentren “encerrados”.

Pues bien, un Escape Room online no es más que utilizar dicha dinámica pero en una habitación virtual. En dicha habitación, podremos resolver retos interactivos, intelectuales, de comunicación…

¿Por qué funciona?

El team building busca crear o profundizar en el vínculo interno de un equipo de trabajo para que, luego, pueda ser un entorno más sano y, por ende, más productivo ya que el ambiente lo favorece. El team building busca situaciones alejadas del día a día laboral para poder sacar a la luz todos aquellos temas que en un ambiente de oficina no saldrían.

Sin embargo, la realidad es que no se realizan tantas actividades de team building como serían necesarias para fortalecer la cohesión del equipo. Al final, es bastante recurrente encontrar empresas que sólo hacen uno o dos actos de teambuilding al año.

Con un Escape Room virtual puede ser una solución intermedia para no dejar pasar tanto tiempo y generar lazos entre el equipo, además de favorecer el aprendizaje. Además de ser una opción válida para cualquier tipo de restricción de aforo o distancia social.

¿Cómo preparar un Escape Room virtual?

Organiza equipos, que deberán trabajar conjuntamente para obtener la victoria. Cada equipo tratará de responder a los retos de la mejor forma posible. El equipo que más miembros hayan acertado cada reto, serán los que más puntuación sumen.

Existen dos formas de ganas:

Podrá ganar el equipo que antes resuelva todos los casos (en un periodo indefinido o por varios días).
Dar un tiempo limitado donde todos deberán participar al mismo tiempo (por ejemplo, durante 1 hora).

Podrás usar una App para team building, donde los retos podrán contener imágenes o vídeos y los asistentes podrán interactuar entre sí en un chat a tiempo real.

¡Qué gane el mejor!

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Tipos de eventos empresariales

Gema Ramírez — Tue, 31 Aug 2021 09:00:03 +0000

Existen numerosos tipos de eventos entre los que podremos elegir a la hora de organizar el nuestro. En este artículo repasaremos los tipos de eventos, y los formatos e ideas que querrás tener en cuenta para tu empresa.

Tipos de eventos según la temática

Para comenzar, según la temática del evento, existen muchos tipos de eventos:

Eventos sociales: celebraciones personales, como una boda.
Corporativos o de empresa: conferencias, congresos…
Académicos y formativos: desde una fiesta de graduación hasta charlas y congresos.
De ocio: espectáculos o conciertos.
Deportivos: carreras, concursos y juegos.
Políticos: mítines, debates, etc.

Tener claro el marco del evento nos ayudará a utilizar los recursos y formatos de la manera adecuada. Nosotros, en este caso, nos centraremos en aquellos que pueden ser útiles para una empresa.

Formatos de eventos para empresas

En cuanto a formatos, veamos cuáles son los más populares:

Webinar o streamings

Es el formato estrella para eventos formativos. Este formato permite reunir a una gran cantidad de personas, así como hacer emisiones con cierto grado de interactividad. El webinar suele poder seguirse desde cualquier tipo de dispositivo y es uno de los tipos de eventos más económicos y atractivos por su alcance.

Aunque en principio con el webinar no se puede editar el vídeo que se emite, existen herramientas para personalizar webinars que permiten personalizar la señal o añadir el logo o algún contenido.

El streaming permite trabajar más la puesta en escena, así como personalizar todo lo que sea necesario.

Talleres

Son un tipo de evento que tiene como fin la formación práctica en algún área en concreto. Suelen ser interesantes cuando se desea enseñar un producto o el uso de una tecnología a un grupo de profesionales para que lo utilicen en su día a día.

Congresos

Los congresos suelen servir para actualizarse en un área en concreto, ya que se suelen presentar las novedades de la misma. Suelen tener un carácter profesional, aunque también hay congresos de carácter lúdico (por ejemplo, el expomanga).

Los congresos suelen ser periódicos (normalmente anuales) y durar varios días. Pueden ser también congresos online, presenciales o híbridos.

Fiesta benéfica

Se utilizan cuando se busca recaudar fondos para una causa benéfica y sin ánimo de lucro. Suelen ser promovidos por el departamento de RSC. Estas fiestas pueden ser de muchos tipos: conciertos, juegos y concursos, carreras o torneos, cenas de gala…

Evento de networking

Suelen verse dentro de otros formatos (por ejemplo, un congreso donde se incluye específicamente un espacio para el networking). Sirven para crear conexiones con otros profesionales y empresas del sector.

Ejemplos de eventos corporativos creativos

Todos los tipos de eventos se pueden combinar entre sí o añadir un elemento de digitalización de eventos para darle un toque diferente y distinguirse de los demás eventos corporativos.

Os damos algunas ideas de eventos:

Eventos deportivos digitales

Si tienes pensado organizado una carrera, piensa que no sólo tiene que ser un evento físico. ¿Cómo? Da la posibilidad a otros de participar en la distancia. Por ejemplo, puedes desarrollar una app que permita contar kilómetros y que todos puedan competir el mismo día, con un ranking para conocer quién es el primero en llegar.

Congreso online y presencial (eventos híbridos)

Si tienes que organizar un gran evento, no te limites. Aumenta el impacto de tu evento abriendo la opción de acudir al congreso online. Plataformas como Apollos Meeting te permiten la emisión en streaming del evento, pudiendo personalizar la web, añadiendo elementos para poder participar y no perderse el networking.

Encuentro fandom

Si vas a realizar un encuentro entre aficionados o fans de un producto, plantéate un torneo. Hay apps de eventos que te ayudarán a crear una especie de Trivial adaptado a tu temática. Al final del encuentro, se podrá comprobar quién ha tenido el mayor número de aciertos y otorgar un premio.

Lanzamiento de producto

Si haces un evento por motivo del lanzamiento de un producto, ¿por qué no conseguir que los asistentes sean los primeros embajadores del mismo? Invita a influencers (o microinfluencers) y define el hashtag del evento. Anima a compartir fotos del momento en redes sociales y organiza un concurso para la foto más creativa.

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¿CUMPLE TU EVENTO CON EL COMPLIANCE DE TU EMPRESA?

Gema Ramírez — Fri, 30 Jul 2021 22:00:57 +0000

Cuando te enfrentas a preparar un evento, da igual que sea en modalidad presencial o adaptado a un formato online, debes tener en cuenta muchos aspectos y necesidades para asegurar el éxito de tu evento. Pero, sobre todo, lo que hará que la acción se pueda llevar a cabo con éxito, será clave la planificación que hagas desde el inicio contando con todos los aspectos que va a tener en cuenta el departamento de compliance de tu empresa.

¿Qué es el compliance?

Compliance es un término inglés que podemos traducir como cumplimiento normativo y que hace referencia a las normas, tanto internas como externas, establecidas por una empresa o entidad para fomentar que las actuaciones derivadas de la propia empresa o sus trabajadores sean, en todo caso, respetuosas con la ley.

Los programas de cumplimiento deben verse como una oportunidad de negocio y, en ningún caso, como una obligatoriedad, ya que nos van a facilitar y minimizar los riesgos e impactos que, mal gestionados, supondrían un perjuicio para nuestra compañía. El garantizar el cumplimiento normativo hará que tus clientes, empleados, e incluso tus proveedores tengan más confianza en tu empresa, lo que a la larga supondrá un incremento de negocio.

¿Qué debo tener en cuenta?

Te recomiendo que conozcas bien el modelo de Corporate Compliance que tiene implementado tu empresa ya que, de cara a desarrollar un evento o una actividad, todo será más fluido si la “construyes” cumpliendo las pautas legales marcadas que si tienes que ir adaptando cada paso de la acción para que se alinee con la normativa de obligado cumplimiento dentro de la compañía.

Sobra decir que la primera normativa regulatoria que debes cumplir es el Código Deontológico que regule tu sector profesional ya que, al hacerlo, estás garantizando el cumplimiento de la legislación nacional e internacional vigente. Estos códigos nos proporcionan guías y pautas de actuación en aspectos sujetos a interpretación. Dentro de la industria farmacéutica establecida en España, la mayor parte de las empresas del sector cumplen con el Código de Buenas Prácticas (para productos éticos o de prescripción) establecido por Farmaindustria (Asociación Nacional Empresarial de la Industria Farmacéutica) o con el Código de Fenin (Federación Española de Empresas de Tecnología Sanitaria). Si se trata de productos OTC (productos de mostrador), el código será el de ANEFP (Asociación Nacional de Especialidades Farmacéuticas Publicitarias).

Protección de datos y otras políticas que debes tener en cuenta

El objetivo principal de cualquier acción comercial dentro de una empresa es, lógicamente, atraer clientes potenciales y fidelizar a los ya existentes, es decir, mover contactos o generar leads para aumentar las oportunidades de negocio. No te alarmes porque esto es de todo punto legítimo, pero es imprescindible que cuentes con la autorización explícita de tus clientes para recabar y usar los datos personales que te faciliten, al igual que de nuestros empleados y proveedores.

El RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) es de obligado cumplimiento y supone, entre otras cosas, detallar el tratamiento que hará nuestra compañía de los datos personales recabados, durante cuánto tiempo permanecerán esos datos en nuestro poder, qué uso haremos de ellos, si terceras personas tendrán acceso a la información y, sobre todo, vigilar posibles brechas de seguridad de las bases de datos. El incumplimiento de alguno de los puntos de la ley puede acarrear multas millonarias a tu empresa, por lo que ¡ojo! vigila que las herramientas con las que vas a gestionar los datos personales cumplan la normativa vigente al respecto.

También es importante que, si el evento que has planteado se va a desarrollar de forma digital en su totalidad o tienes contemplado utilizar alguna herramienta digital (aplicación móvil de gestión de eventos, página web, algún tipo de gamificación, entre otras) esta cumpla también con el modelo de compliance de tu compañía.

Si preparas una página web para dar visibilidad digital a tu evento, será imprescindible que incorpores cookies que optimicen la navegación en la página; esto supone que debes facilitar a los usuarios información actualizada sobre el tipo de cookies que utiliza la página, tu política de cookies además debe permitirles aceptar o declinar el uso de estas.

Verifica que todos los disclaimers o avisos legales que deben aceptar los usuarios en tu página web cumplan con la legislación vigente ya que, de extralimitarse en la exclusión de responsabilidades de la compañía, o no ser suficientemente claros y exactos con los términos y condiciones, pueden perder su validez e incluso acarrear problemas legales.

Como ves, para cumplir todas las garantías de seguridad y privacidad requeridas por el compliance de una empresa, necesitarás recabar la información necesaria para cada uno de los puntos. No es una tarea sencilla, pero tampoco es un imposible. Si necesitas ayuda, no dudes en consultarnos, nuestro equipo de expertos estará encantado de facilitarte toda la asistencia que precises.

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¿CÓMO ELABORAR EL PROGRAMA PARA UN EVENTO?

Gema Ramírez — Wed, 30 Jun 2021 11:00:58 +0000

Cada evento es diferente pero lo que, sin duda, va a ser una de las claves del éxito del tuyo es preparar un programa atractivo y sólido. Al diseñar un programa de evento, siempre pregúntate a ti mismo qué será lo que atraiga a los asistentes.

Considerando el acceso tan fácil que la gente, actualmente, tiene a la información actualizada, en este artículo vamos a tratar de ofrecerte algunos tips que te ayuden en la elaboración de un programa adecuado para el evento que estás organizando.

¿Qué es lo que no debe faltar en tu programa?

En el programa debes incluir informaciones relevantes, como la estructura y el contenido del evento:

Estructura: Incluye los aspectos técnicos y la forma en que se va a desarrollar la reunión.

– Qué tipo de evento será.

– Información General: Si es presencial, sede donde se va a desarrollar; si es online, características de conexión

– Integrantes del Comité Organizador

– Mensaje de Bienvenida

– Auspicios y sponsors (si cuentas con ellos)

– Agenda: Horarios, títulos de las ponencias y nombres de los ponentes, ubicación de las charlas. La agenda también debe hacer alusión al programa social

– Contacto de los responsables de la organización administrativa

Contenido: Trata de incluir todo lo necesario para abordar cada temática y cada una de las charlas

Ponentes: Extracto del curriculum de los ponentes, con un breve resumen del cargo que les ha llevado a ser considerados como expertos para el evento

Ten en cuenta

1. Concéntrate en un tema específico.

Busca un tema interesante, quizás una investigación o tratamiento novedoso, poco conocido pero relevante, que pueda volverse la columna de tu contenido. Los participantes verán tu evento lo suficientemente importante para invertir su tiempo en asistir a él.

2. Ten en cuenta a tu público objetivo

Olvídate de aquello de “yo he venido a hablar de mi libro”… si quieres que el contenido de tu evento sea interesante para los asistentes, anteponiendo aquello que pueda resultar atrayente para la audiencia a la que quieres dirigirte a tus propios intereses comerciales. La calidad te llevará a conseguir el éxito de la acción.

3.Haz una buena selección de expertos

Todos conocemos oradores “muy mediáticos” que tienen ya desgastado su discurso único de tanto repetirlo. Sal de ese círculo, busca y descubre expertos de la industria que, aunque no sean tan conocidos, tengan mucho que ofrecer en términos de ideas e información.

4. Prepara un escenario para los debates

Puedes invitar a diferentes partes a dialogar sobre lados opuestos de un tema. Un debate saludable ayudará a tus asistentes a entender qué está sucediendo a la vez que les brindas la libertad de explorar diferentes puntos de vista sobre un mismo tema.

5. Orienta, no dirijas

La gente quiere asistir a un evento para aprender cosas nuevas. Trabaja con tus oradores para construir presentaciones frescas e interesantes, pero trata de no interferir en el contenido, ya que cuentas con ellos porque confías en su profesionalidad.

6. Ofrece información aplicable

Presentar datos y estadísticas puede ser útil, pero solo si los asistentes saben qué hacer con ellos y cómo trasladarlos y aplicarlos en sus propias vidas cotidianas. Anima a tus ponentes a trabajar en charlas que orienten a los participantes en cómo usar la para resolver problemas específicos a los que puedan enfrentarse.

7. Motiva a los asistentes

Convierte tu evento en una actividad en la que la audiencia tome un papel destacado, no sólo el de meros oyentes de una charla. Junto con los oradores, anímalos para que puedan trabajar juntos explorando diferentes ideas y aprendiendo de los demás. Haz que los asistentes respondan preguntas o resuelvan desafíos. Puede que los resultados sorprendan a todo el mundo.

8. Incluye descansos en el programa

Este punto es algo que, tanto los ponentes, como el público te agradecerán. Organiza tu evento con equilibrio, teniendo en cuenta la duración total de las sesiones y la de cada una de las ponencias.

Asegúrate de incluir tiempo de descanso entre una sesión y la siguiente. Una agenda llena de actividades que se suceden sin descanso puede terminar con retrasos en las ponencias y asistentes teniendo que charla descartan para poder hacer una pequeña pausa para un café (o para ir al baño, sic)

9. No te olvides de actividades que completen el evento

Trabaja también el programa social, incluyendo las comidas, cenas o actividades extra que van a propiciar las sinergias entre los participantes y la asimilación de los conceptos adquiridos durante las ponencias. Busca alternativas especiales que aporten un valor añadido a tu evento.

10. Prepara tu programa con antelación

Un programa atractivo en contenidos va a ser garantía del éxito de tu evento… ¡si haces un buen trabajo de promoción y difusión! Para esto, debes tener tu programa definido, diseñado y cerrado con antelación suficiente para imprimir o preparar en formato digital y comenzar a trabajar en la promoción que garantice una buena audiencia cuando llegue la fecha de celebración.

Y no te olvides, cuando termine tu evento, tienes que ir recogiendo toda la información que se genere al respecto, pedir conclusiones, reacciones… que te permita cuantificar el éxito de tu evento y valorar puntos de mejora para posteriores ediciones.

Si necesitas conocer qué puede hacer nuestra aplicación por ti y tú evento, no dejes de pedirnos una cita y estaremos encantados de asesorarte.

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¿Cómo medir el impacto de un evento? KPI’s a tener en cuenta

Gema Ramírez — Tue, 23 Mar 2021 09:48:40 +0000

Organizar un evento requiere de muchos recursos, personal, proveedores y logística. Además, en ocasiones, puede llevar a requerir de grandes partidas presupuestarias. Por ello, algo fundamental en un evento es definir con anterioridad cómo vamos a medir su impacto.

Para ello, vamos a hablar de los KPI’s más importantes a la hora de valorar el éxito (o no) del evento.

Definición de KPI: ¿para qué sirve?

KPI responde a las siglas en inglés de Key Performance Indicator (Indicador Clave de Rendimiento). Se trata de un elemento o factor, objetivo y medible, que sirve para valorar distintos aspectos de una acción y poder tomar decisiones en función de los resultados.

La teoría nos dice que los KPI’s, por norma, deberán ser objetivos SMART (specific, measurable, attainable, relevant, time framed). En otras palabras, cada objetivo deberá:

Medir una sola cosa, concreta.
Tiene que ser algo objetivamente cuantificable.
Puede ser un reto, pero no imposible.
No se trata de medir por medir, tiene que ser relevante para el evento o el proyecto en concreto. Por ejemplo, si no fuese un evento abierto, podría no interesarnos medir KPI’s en redes sociales.
Se deberá establecer el periodo de tiempo en el que se realizarán las mediciones.

KPIs para medir el impacto de un evento

Aunque existen muchos tipos de eventos diferentes, trataremos de explicar los más relevantes según la situación. Los comunes a cualquier evento son los siguientes:

Asistentes: el KPI más básico e importante. Tanto si es un evento presencial u online, puedes contar con un registro de quienes acudieron y disfrutaron de él. Si quieres profundizar, puedes medir por tipo de asistente o profesión, por ejemplo. Si hubiera diferentes tipos de entradas o precios, también podría ser un valor que evaluar.
Satisfacción post-evento: otra opción es el envío de encuestas de satisfacción tras el evento. Incluso si es un evento online, se puede hacer en formato digital. Es la forma más sencilla de evaluar, especialmente si lo que se solicitan son respuestas cerradas (sí/no o evaluar del 1 al 10). Una de las preguntas básicas es que evalúen el evento del 1 al 10, si volverían a asistir o si lo recomendarían a otra persona. Estas encuestas de satisfacción es importante trasladarlas a los patrocinadores, si los hubiera. De esta forma, podremos sacar ideas para próximos eventos y tenerles en cuenta para futuras mejoras.
Preguntas realizadas durante las ponencias: este tipo de interacciones suelen ser comunes a cualquier tipo de eventos. Las preguntas al ponente surgen si existe un interés real en el contenido de la charla. La carencia de preguntas suele ocurrir cuando el ponente no conecta con los asistentes o el asunto tratado no despierta su curiosidad.
Repercusión en redes sociales: otro básico hoy en día es determinar un hashtag oficial del evento a la hora de hablar o difundir los asuntos relacionados con él. Esto no sólo servirá como forma de networking o promoción, sino para evaluar el impacto digital que ha conseguido la acción. También podrás cuantificar otros factores en redes sociales como las menciones recibidas o las reacciones a las publicaciones oficiales, entre otros.
Rentabilidad del evento: si las entradas tienen un coste o si existen patrocinios, deberemos realizar un balance de los gastos (proveedores, campañas y materiales) y los ingresos (entradas, patrocinios, etc.) para poder comprobar los beneficios obtenidos con la acción. Con estos cálculos, también podremos calcular lo que nos ha costado a nivel económico conseguir cada asistente.
Ventas: a raíz del evento, si ha sido una acción destinada a un retorno en forma de ventas, habrá que establecer cómo medirlas. ¿Se realizarán en el mismo evento? Si no fuera así, ¿con qué mecanismo podríamos medir esta variable? Por ejemplo, se podría dar a los asistentes un código de descuento para poder realizar el seguimiento de las ventas obtenidas a través del evento.

KPI’s adicionales con aplicaciones para eventos

Si cuentas con un software de gestión de eventos, tanto si es un evento online o presencial, podrás medir muchas más variables:

Interacciones entre asistentes y networking: mensajes enviados, miembros activos, chats…
Interés por los ponentes: visitas que han recibido los perfiles de los ponentes, preguntas directas a los mismos…
Visitas a la información de cada ponencia: interacciones con la ponencia, preguntas enviadas, likes a las preguntas, etc.
Descargas del programa: número de veces que los usuarios han descargado (o visualizado) el programa del evento.
Número de ponencias por asistente: es una forma de ver el interés que ha despertado el evento medir si los asistentes sólo han asistido a una ponencia en concreto o si han acudido al máximo número posible.
Número de descargas de la App.

La entrada ¿Cómo medir el impacto de un evento? KPI’s a tener en cuenta se publicó primero en Apollos Universe.

Cómo hacer un plan de difusión para tu webinar

Gema Ramírez — Wed, 24 Feb 2021 09:17:38 +0000

Los seminarios online (conocidos con el término webinar) cuentan con una versatilidad tan amplia que les ha impulsado como formato de moda en los últimos meses. ¡Aunque no olvidemos que llevan utilizándose desde hace más de 8 años!

Con ellos, podemos llegar de forma efectiva a clientes y empleados, convertirlos en espacios para el desarrollo profesional, para el debate o como incentivo de ventas. Y todo por un coste de producción muy bajo. Sin embargo, sin una previsión previa y una comunicación oportuna para la captación de asistentes, este formato (ni cualquier otro formato) estarán al nivel de lo que buscas.

Desde Apollo’s Universe lo tenemos claro: en todos los webinars que hemos realizado desde nuestra plataforma, la comunicación ha sido la gran aliada. Por ello, queremos daros en este artículo algunas ideas de cómo difundir un webinar correctamente para la captación de asistentes.

Empieza con tiempo

Uno de los grandes errores cuando se organiza un webinar es no comenzar la comunicación con tiempo. Lo ideal es empezar a lanzar las distintas acciones de comunicación con un mes de previsión, para dar tiempo a recoger una buena base de datos de contactos interesados en el tema.

Piensa que esos contactos pueden servirte para futuras acciones y que es ahora cuando tienes el incentivo para que se unan a tu base de datos.

Prepara una landing del evento o algún lugar donde se puedan registrar

Una vez tengas claro el webinar en sí (ponentes, temas, imagen para la promoción, eslogan, etc.) es la hora de crear una landing o página en tu web donde aparezca toda la información junto con la posibilidad de registrarte. Ese formulario de registro deberá ser tu objetivo en las próximas semanas, donde redirigirás todo el tráfico que puedas conseguir del resto de canales.

Es importante contar con este registro previo. No sólo por estimar el éxito o no del webinar, sino para poder recordar a los asistentes en los días previos que una vez se inscribieron a tu webinar. Si no cuentas con esos registros, podrías perder más de la mitad de los asistentes que una vez quisieron asistir pero que se olvidaron de la fecha o de cómo acceder a dicho webinar.

Apóyate en los ponentes del webinar

Normalmente, los ponentes del webinar son profesionales o personas relevantes para el tema a tratar. Es decir, probablemente lo que hagan o digan sobre su área de experiencia tenga un impacto en su audiencia. Sin embargo, no siempre nos apoyamos en ellos, aprovechando su “tirón”.

Diseña un mail para que ellos puedan enviar a sus conocidos o colegas, una creatividad para facilitarles que compartan el evento en redes, etiquétales en las publicaciones que hagas desde la organización para que puedan compartir la información rápidamente…

La clave está en darles todo lo más “hecho” posible para no hacerles trabajar de más y que el apoyo al webinar no les quite más tiempo del que querrían.

Si dispones de él, aprovéchate del CRM de empresa o del equipo comercial

Muchas grandes empresas disponen de un CRM interno por el que distribuir la información o, incluso, una red de ventas o equipo comercial que puede ayudar a trasladar los mensajes y la información al público que indiquemos.

Define un hashtag y favorece el networking previo entre asistentes y con los ponentes

Definir un hashtag es un básico en cualquier tipo de evento. Esto no sólo te permitirá monitorizar la conversación o el interés que genera la acción, sino que te permitirá promocionar el evento antes, durante y después del mismo.

Lo interesante de establecer un hashtag para todas las comunicaciones y hacérselo saber a los asistentes. De esta forma, podrán empezar a interactuar entre ellos antes del inicio del evento, favoreciendo el networking. Con este recurso también podrás empezar calentando los motores, lanzando debates o sondeando temas concretos que interesen a la audiencia, involucrando también a los ponentes para que participen.

Promociona en redes sociales el webinar con anuncios de pago

Que vas a difundir tu evento por redes sociales lo damos por hecho, así que no profundizaremos mucho en ese tema. Sin embargo, una forma sencilla y relativamente barata es la promoción del evento a través de anuncios de pago en redes sociales.

Trabaja varias creatividades y combínalos con varios copies para probar cuáles funcionan mejor con cada audiencia. Por norma general, con 200€ o 300€ podrás conseguir grandes resultados. La única excepción podría ser LinkedIn, donde probablemente necesites un poco más de presupuesto.

Grupos de LinkedIn

Sí, lo sabemos. No todos pueden invertir 400€ en promocionar un webinar en LinkedIn. Si es tu situación, te proponemos que aproveches los grupos de LinkedIn para trasladar el evento a grupos de profesionales relacionados con la temática del evento.

Ahora bien, ten cuidado de aportar al debate que estén teniendo y no simplemente “spamear” con tu libro. Trabaja una buena introducción que dé valor y una buena justificación de por qué crees que pueden estar interesados en el webinar los miembros de dicho grupo.

Publica la información del webinar en otras webs relevantes para tu público

Otra forma eficaz es difundir el webinar en otras webs. No hablamos de grandes medios de comunicación (que podría ser, si contásemos con grandes partidas presupuestarias para esta promoción). Ve a páginas webs de nicho, dirigidas a tu público. Ofrece la información del webinar como un recurso útil para sus lectores.

También existen sitios web que recopilan webinars y los organizan por categorías. Puede ser una buena idea contactarles para que incluyan el tuyo.

Haz que el equipo de la empresa tenga información sobre el webinar en la firma del email

Otra forma sencilla pero eficaz es añadir algún tipo de publicidad o promoción en las firmas del correo electrónico del equipo o departamento que esté encargado de la organización del webinar. Piensa en la cantidad de emails que puedes enviar al día e imagina que cada uno de ellos pudiera ser un recurso para sumar asistentes.

Envía una campaña de Mailing con varios recordatorios.

Cuando se acerque la fecha del webinar será cuando hagamos uso de la base de datos. Lo ideal será hacer hasta 3 recordatorios, cercanos a la fecha del webinar.

Por ejemplo, podremos enviar un email 24 horas antes, otro el mismo día a primera hora y otro una hora antes de comenzar. De esta forma, no dejas que los asistentes se olviden de la hora en que comenzará el seminario web y tendrán siempre a mano el enlace de acceso.

Otra buena práctica es enviar otro email al terminar el webinar, agradeciendo la asistencia y solicitando una valoración de la utilidad del evento. Aquí podrás preguntar por temas relacionados que les gustaría tratar si se da un próximo evento similar, por ejemplo.

También es importante dejar claro si se ha grabado el seminario web y dónde se puede volver a ver. Reutilizar el webinar es otra técnica que te permitirá seguir recopilando registros (puedes poner un filtro para que para visualizar la grabación, necesiten estar registrados). Además, podrás “trocear” los mensajes claves que se dijeron en el evento a modo de entrevista y utilizarlos como píldoras de vídeo en redes sociales.

Para terminar, un consejo: utilizar una buena plataforma de webinars es también una buena tarjeta de presentación. ¡No escatimes en el punto más importante!

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Ideas para mejorar el networking en tu evento

Gema Ramírez — Tue, 12 Jan 2021 10:53:03 +0000

El networking es una parte esencial de cualquier evento. Si se organiza bien, puede ser una de las partes más agradables y rentables de un congreso.

Quizá en un primer momento pudiera parecer que el networking depende exclusivamente de los asistentes. Pero no es así. El espacio, el tono del evento, los tiempos y las formas influyen en cómo se relacionan los asistentes.

Y esto es así sea un evento de negocios, un congreso científico, una presentación farmacéutica o una boda. Cómo hayas planteado el evento en cuestión será lo que defina el éxito o no por parte de los asistentes.

En este artículo te enseñaremos cómo debes ser tú quien facilite ese networking y algunas ideas que podrás aplicar en tu siguiente evento.

¿Por qué es importante que seas tú el responsable de que exista un networking en tu evento?

No todos los asistentes a tu evento serán extrovertidos. Encontrarás a las bellas flores sociales que no pararán de hablar con unos y con otros y a aquellos que vienen solos o que son tímidos. En estos últimos casos, se necesita una ayuda.

Aunque te pueda parecer incómodo, presionar a los asistentes a que hablen entre sí, puede ser una buena idea. Algunos estarán deseando que les ayudes a romper el hielo y las conversaciones iniciales no son fáciles para todos.

Los consejos siguientes te servirán para igualar a todos los asistentes en el inicio del evento, para facilitar ese primer contacto.

Consejos para potenciar el networking de tu evento

Para dar a los asistentes la mejor experiencia, te recomendamos que sigas estos consejos:

Crea una comunidad online

Antes de comenzar el evento, en los días previos, puedes generar una expectación. Bien a través de redes sociales con el uso de un hashtag o a través de una aplicación propia del evento, donde se incluya un chat entre asistentes. De esta forma, se podrán iniciar debates o plantear preguntas que luego servirán como tema de conversación.

Esta comunidad te será muy útil antes, durante y después del evento.

Prepara tarjetas de identificación

Es un básico en los eventos, pero realmente ayuda. Simplemente, asegúrate de que se leen bien sin necesidad de acercarse o agacharse.

Incluye una sesión de networking en el evento

Salvo en el caso de que sea un evento exclusivamente para el networking, será interesante reservar espacios o acciones para el networking. Pueden ser a través de una cena, una sesión rápida organizada “one-to-one” o alguna actividad o juego conjunto.

Rotación de sitios

Si el evento es mayormente sentado, los asistentes sólo hablarán con aquellos que tengan a sus lados. Planifica la rotación de asientos durante el evento para que vayan conociendo a todos los que acudieron.

Fija temas de discusión

No a todos se les da bien las conversaciones ligeras para empezar a hablar. Proponer temas en las mesas puede ayudar a romper el hielo e iniciar una conversación.

Sirve algo de comer

Ya sea desayuno, té con pastas o un catering en condiciones, debes poner algo de comida. Esto no es sólo algo que se agradece, sino que es un entorno muy bueno a la hora de hacer networking.

Usa una Event App

Con una Event App te permitirá que los asistentes se conozcan antes del evento y podrás realizar juegos entre ellos que ayudarán a romper el hielo y a tener algo de lo que empezar a hablar. Puedes incluso hacer un “matching” entre asistentes según sus intereses, puesto o aficiones para animarles a encontrarse y a hablar entre ellos.

Plantéate una aplicación para la gamificación de tu evento y dale dinamismo. ¡Tus invitados lo agradecerán!

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