Cuando pensamos en organizar un evento, el objetivo principal que tenemos es llegar al número máximo de personas, consiguiendo la mayor rentabilidad posible. Para conseguir esto, todas las partes implicadas deben estar alineadas y debemos hacerlo siempre, pensando en el asistente.

Una buena opción es hacerlo mediante el sistema streaming, nos permite centrar todos nuestros esfuerzos en la organización de un solo espacio, el del evento presencial, y conectar en directo con el resto de las sedes satélite, que pueden estar en otras ciudades o incluso países.

¿Cuáles son los principales beneficios de un streaming?

  1. Te permite llegar a un número mayor de personas, sin importar donde se encuentren.
  2. Disminuyes los costes de producción, ya que tus esfuerzos están centrados en un solo espacio y en una conexión en directo.
  3. Rentabilizas más tu evento, eliminado gastos innecesarios.
  4. Evitas desplazamientos y ahorras tiempo a todo el mundo, que se puede conectar desde su ciudad o incluso desde su casa.
  5. No dependes de la disponibilidad de los ponentes, se pueden conectar desde donde puedan.
  6. Involucras a más departamentos de la empresa.
  7. Gracias a tener el vídeo al completo grabado como si fuera un programa de TV, puedes realizar múltiples campañas de comunicación posteriores à seguir impactando a nueva audiencia.
  8. Controlar el turno de preguntas, haciendo hincapié en las que se alinean con tus objetivos o estrategias.
  9. Permites el networking en grupos pequeños, haciendo que se conozcan mejor y sea un trato más cercano, entre asistentes y con la organización.
  10. Sede central: favoreces que los ponentes puedan estar en contacto directo con los asistentes tras la reunión, en un ambiente más distendido.

Como vemos, el sistema de streaming aporta grandes beneficios para la organización del evento, pero también exige crear un sistema logístico muy controlado, para que todos los participantes en las sedes, se sientan atendidos y tengan los mismos recursos que en la sede central.

Todo lo que debemos tener en cuenta: antes, durante y después del streaming

Antes del evento

  • Contratar a un equipo técnico y audiovisual de confianza para la sede central.
  • Asegurarte que todos los hoteles cumplen con los aspectos técnicos necesarios y nos aportan personal técnico en exclusiva y conexión en exclusiva para la reunión.
  • Hablar con todos los participantes y explicarles sus funciones correctamente, por teléfono y por escrito.
  • Dar todas las facilidades a los ponentes y a los moderadores de casa sede satélite.
  • Cumplir con todos los tiempos de envío, entregas y comunicación.
  • Crear una escaleta de todos los pasos a dar en cada momento, hasta la finalización del evento e indicando quién es la parte implicada en cada paso.

Durante el evento

  • Atender al cliente en todo momento y asegurarte que se están cumpliendo sus objetivos.
  • Comprobar que la conexión con todas las sedes satélite es correcta: indispensable que nos oigan y nos escuchen bien.
  • Acompañar a los ponentes e intentar que se sientan cómodos en todo momento.
  • Escuchar a los asistentes y ofrecer lo que puedan necesitar durante la reunión.
  • Hacer cumplir la escaleta y los tiempos a todas las partes.
  • Gestionar los posibles contratiempos que puedan surgir, apoyándote siempre en tu equipo y ofreciendo al cliente, la solución final.

Después del evento

  • Mantenimiento y actualización de la página web del evento, con material exclusivo, preguntas que han quedado sin responder o clips de vídeo, por ejemplo.
  • Crear un plan de comunicación del post streaming, para seguir generando nuevos impactos y llegar a más audiencia.
  • Informe de analíticas del streaming, de la actividad en cada sede satélite y de cómo han funcionado todas las partes en los hoteles.
  • Valoración de los problemas que haya podido haber y buscar cómo solucionarlos.

 

Realizar un evento mediante un streaming nos aporta grandes beneficios a todos los niveles, lo único que debemos tener en cuenta, es que la organización y logística son dos pilares fundamentales, que todo el equipo y proveedores deberán tener en cuenta y cumplir en todo momento.

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