Podemos decir que los Chatbots son la gran revolución tecnológica de los últimos años. Este pequeño aparato, que nos ofrece información de forma autónoma, lleva existiendo muchos años, pero ha sido en estos últimos que se ha desarrollado, como algo más que un simple ayudante virtual. Las grandes marcas tecnológicas: Google, Amazon o Apple, ya han creado pequeños aparatos que mantienen conversaciones con nosotros y nos ofrecen la información que pedimos al instante.

¿Qué es un Chatbot?

Es un software de Inteligencia Artificial (IA), que ha sido diseñado para realizar tareas de forma independiente y sin la ayuda humana. Nos podría reservar un hotel, añadir eventos a nuestro calendario o decir el tiempo que hará, entre otras muchas cosas.

Día tras día, se sigue investigando y se van implantando mejoras, que nos permitirán disfrutar de nuevos beneficios, no solo en casa para saber qué tiempo hace o que reuniones tengo a lo largo del día, si no que ya son muchos los sectores que se han decantado por utilizar este tipo de tecnología, como es el caso de la organización de eventos.

¿Qué beneficios nos aportan los Chatbots en la organización de eventos?

Uno de los sectores que más se ha interesado en la utilización de los Chatbots, es el de la comunicación y el marketing. Gracias a estos aparatos, podemos resolver dudas y ofrecer información a mucha gente, de forma automatizada. Lo que nos evitará grandes pérdidas de tiempo en tareas que son más rutinarias.

Para conocer los beneficios en la organización de eventos, vamos a identificar dos etapas: antes del evento y durante el evento.

Antes del evento

Existen asistentes virtuales que podemos instalar en nuestra página web, que pueden orientar, ayudar y captar a nuevos asistentes al evento. ¿Cómo pueden hacer esto?

Podemos añadir en la landing page del evento un chat en el que el asistente puede realizar sus preguntas, y en el mismo momento, el bot le contestará de forma automática. También existe la opción de que el usuario vaya haciendo clic en botones, ya prediseñados, y el bot le vaya dando las respuestas a cada opción.

La información que puede aportar en esta etapa va desde la logística del evento, lugares de celebración, cómo llegar o quiénes serán los ponentes o patrocinadores, hasta realizar la compra de entradas, reserva de hoteles o incluso, aplicar como nuevo patrocinador al evento, entre muchas otras funciones. Incluso, podríamos generar nuevos contactos o clientes potenciales, con los que concertar una cita en el evento.

Durante el evento

Tener un pequeño robot que se mueva solo por el hall de entrada al evento y vaya interactuando con los asistentes, es una actividad divertida y cada vez más común. Ofrecer información y servicios a los asistentes sin necesidad de la interacción humana, puede ahorrar tiempo y dinero. Algunas de las gestiones que nos ofrecen son:

  • Descargar la entrada o acreditación al evento: colocando distintos robots o asistentes virtuales en la entrada, podemos ahorrar costes de contratación de azafatas y disminuir el tiempo de espera en la entrada al evento.
  • Ofrecer información en tiempo real y actualizada: los Chatbots pueden andar por las salas del evento o estar colocados en las puertas, para quien tenga dudas en cualquier momento. La información que nos podrían aportar es:
    • Contraseña del Wifi
    • Resolver dudas sobre el programa o el horario
    • Conocer más información sobre los ponentes
    • Señalizar las distintas salas y explicarnos cómo llegar a ellas
    • Obtener opinión de los asistentes à encuestas de analíticas al finalizar el evento, para mejorar para el siguiente.

Como vemos, la utilización de esta tecnología aporta grandes beneficios en la organización de eventos, como son:

  • Ahorro en costes de personal
  • Agilizar tiempos al ser un servicio inmediato y más eficiente
  • Ofrecer al asistente la información actualizada y en tiempo real

En resumen, el uso de bots, es una tecnología que aporta muchas facilidades, sin necesidad de ningún aprendizaje previo por parte del asistente y complementaria a otros servicios, como es la utilización de una eventapp, que se puede conectar con el bot.

¡Haz que Los asistentes se sientan bien atendidos y con todas las facilidades al alcance de su mano!

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